Un flow de n8n que corre secuencias de outreach multi-touch contra candidatos pasivos y candidatos previamente rechazados — retomando donde quedaron, personalizando el siguiente mensaje y enrutando las respuestas de vuelta al recruiter correcto. Reemplaza el patrón típico de “nos olvidamos de los candidatos después de un único outreach” con construcción sostenida de pipeline.
Qué necesitas
- Cuenta de n8n self-hosted o cloud
- Acceso a la API de un CRM de recruiting o ATS — Gem, Ashby, Greenhouse, o Lever
- Infraestructura de email — Gmail/Workspace, o un dominio dedicado de outreach con infraestructura de deliverability
- API key de Claude para personalización
- Postgres o similar para tracking del estado de la secuencia
Setup
- Define la librería de secuencias. 3-5 secuencias nombradas en Postgres: “passive-engineer-3-touch”, “previously-rejected-12mo-recheck”, “talent-pool-quarterly-touchpoint”, etc. Cada una define: condición de trigger, plantillas de mensaje, intervalos, condiciones de salida.
- Construye el flow de n8n. Ocho nodos:
- Trigger de cron — corre diariamente a una hora de envío amigable para recruiting
- Query de secuencia — saca de Postgres a los candidatos que tocan para el siguiente touch
- Enriquecimiento de datos del ATS — trae los datos más recientes del candidato desde Ashby (actividad reciente, estado actual, última interacción)
- Chequeo de skip-condition — excluye candidatos que respondieron desde el último touch, que aplicaron recientemente o que explícitamente hicieron opt-out
- Personalización con Claude — genera el cuerpo del próximo mensaje personalizado al candidato
- Envío de email — a través de la API de Gmail o de la plataforma de outreach
- Update del estado de la secuencia — update en Postgres con el timestamp del último touch y el del próximo
- Detección de respuestas — chequea Gmail por respuestas; enruta al recruiter asignado en Slack con el contexto de la respuesta
- Prueba las secuencias en lotes pequeños. Corre sobre 20-30 candidatos por secuencia; verifica la calidad del contenido y el enrutamiento. Afina los intervalos de la secuencia y el prompt de personalización.
- Establece infraestructura de opt-out. Cada email incluye un unsubscribe de un click; los opt-outs se respetan a lo largo de todas las secuencias.
Cómo funciona el enrutamiento
| Trigger de la secuencia | Cadencia | Condición de salida |
|---|---|---|
| Candidato pasivo mostró señal (cambio de trabajo, mencionado en noticias de funding) | 3 touches en 21 días | Respuesta, aplicación, opt-out |
| Previamente rechazado, hace 12 meses, rol aún relevante | Único touch de re-engagement | Respuesta, aplicación, opt-out |
| Miembro del talent pool, sin contacto reciente | Touch trimestral con contenido relevante | Aplicación, opt-out |
| Rechazado en ronda final, alta calidad, abre rol relacionado | Único touch dirigido | Respuesta, aplicación, opt-out |
Output
Por cada candidato tocado:
- Mensaje enviado — email personalizado con un subject line apropiado, cuerpo referenciando el contexto real del candidato
- Log del estado de la secuencia — registro del touch (qué secuencia, qué mensaje dentro de la secuencia, timestamp del envío)
- Notificación de respuesta — cuando el candidato responde, notificación de Slack al recruiter asignado con el contexto de la respuesta y la siguiente acción sugerida
Dónde encaja
Este flow es la capa operacional del talent pipelining de ciclo largo. Sin él, los candidatos tocados una vez típicamente quedan en silencio para siempre. Con él, el pipeline mantiene calor a lo largo de meses y años — produciendo flujo de aplicaciones inbound cuando se abre el rol correcto.
Las organizaciones de recruiting maduras reportan que 15-30% de las contrataciones senior se originan en re-engagement de candidatos previamente tocados, atribuible a infraestructura de engagement sostenido como esta.
Cuidados
- La deliverability importa. Mandar outbound en bulk desde un solo dominio destruye la deliverability rápido. Usa infraestructura de outreach apropiada (dominio dedicado, warm-up, SPF/DKIM/DMARC). Es mejor enviar de menos que quemar la deliverability.
- La calidad de la personalización importa. El outreach genérico personalizado por AI se lee como obviamente generado por AI. La personalización necesita contexto real específico del candidato, no relleno generado por pattern-matching.
- El manejo de opt-out es no-negociable. Cada mensaje debe incluir unsubscribe de un click; los opt-outs se respetan en todas las secuencias actuales y futuras. CAN-SPAM, CASL, GDPR todos lo requieren.
- No envíes auto-mensajes a candidatos que ya respondieron. La detección de respuestas es crítica — mandar el siguiente mensaje de la secuencia a un candidato que ya respondió es el peor fallo posible de CX.
- Revisión del recruiter en candidatos de alto valor. Para roles senior o talent pools de alta prioridad, el recruiter revisa y aprueba cada mensaje en vez de auto-enviarlo.
- Frequency caps. El mismo candidato no debería aparecer en múltiples secuencias activas simultáneamente. Cap las reglas en la lógica de estado de secuencia.