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Legal Intake

Last updated 2026-05-03 Legal Ops

Legal Intake ist der Prozess, durch den eine Anfrage für rechtliche Arbeit in die Warteschlange des Rechtsteams gelangt — das Formular, die Routing-Logik, die Triage-Entscheidung und die Zuweisung an einen Prüfer. Für ein In-house-Team ist Intake der Eingang zur Rechtsabteilung; für eine Kanzlei der Eingang zur Sache. Schlechter Intake erzeugt unübersichtliche Warteschlangen, verpasste SLAs und die Wahrnehmung, dass Legal ein Engpass ist. Guter Intake lässt Legal wie einen Service wirken, der verfügbar, vorhersehbar und einfach anzusprechen ist.

Was ein guter Intake erfasst

Drei Dinge, jedes Mal:

Identifikation. Wer fragt, welche Geschäftseinheit, welcher Kontakt für Rückfragen.
Kategorisierung. Welche Art von Anfrage — Vertragsüberprüfung, Beratungsfrage, Arbeitsrechtssache, Regulierungsfrage, IP-Einreichung. Steuert das Routing.
Kontext. Was ist der Deal, wie dringend ist er, welches Risiko besteht, welcher Dollarbetrag ist involviert. Steuert Priorisierung und Triage-Stufe.

Für den Contract-Review-Intake speziell auch: die Gegenpartei, der Vertragstyp und ggf. bereits vorhandene Templates oder NDAs.

Das Intake-Formular

Das Formular ist das wichtigste Legal-Ops-Artefakt überhaupt. Es kodiert den Contract-Review-SOP, die Triage-Logik und die SLA-Erwartungen in den Moment der Anfrage. Ein funktionierendes In-house-Intake-Formular hat 8–15 Felder, braucht den Antragsteller unter 90 Sekunden zum Ausfüllen und leitet automatisch an den richtigen Prüfer weiter.

Typische Formularabschnitte:

Zur Anfrage. Typ, Dringlichkeit, Geschäftseinheit, Verantwortlicher.
Zum Deal. Gegenpartei, Dollarwert, Laufzeit, verbundene Vereinbarungen.
Zu den Dokumenten. Angehängte Dateien, Link zum Deal Room, frühere Versionen.
Genehmigung benötigt bis. Konkretes Datum oder Geschäftsereignis.

Intake-Routing-Logik

Der Routing-Entscheidungsbaum bildet Formularantworten auf Prüferzuweisungen ab. Ein funktionierendes Routing-Regelwerk deckt ab:

Vertragstyp → Prüferstufe. NDA/Standard-MSA → automatisch genehmigen oder Paralegal; Vendor-MSA → In-house-Anwalt; Partnerschaft/strategisch → Senior-In-house + GC-Prüfung.
Dollar-Schwellenwert → Genehmigungsmatrix. Über $X erfordert VP-Genehmigung; über $Y GC-Genehmigung.
Dringlichkeit → SLA. Standardanfragen erhalten 2 Werktage; als dringend markierte Anfragen erhalten Bearbeitung am selben Tag; „Notfall”-Anfragen lösen sofortigen Pager-Alarm aus.
Risikostufe der Gegenpartei → Due Diligence. Bekannte risikoarme Gegenparteien umgehen die Vendor-Due-Diligence; unbekannte oder risikoreiche lösen vollständige Due Diligence aus.

So operationalisieren Sie den Prozess

Ein Intake-Portal, ein Formular. Kanaldisziplin ist entscheidend. Wenn Anfragen parallel per E-Mail, Slack, Teams, Flurgespräch und Portal eingehen, ist die Warteschlange unkontrollierbar. Lenken Sie alles in ein Portal.
Formular lebt im CLM. Ironclad und Agiloft liefern Intake-Formular-Builder, die mit nachgelagerten Contract-Workflows integriert sind. Ein Formular in einem separaten Tool erzeugt Übergabeverluste.
Automatische Klassifizierung mit KI. Wenn der Antragsteller den falschen Vertragstyp oder die falsche Vendor-Risikostufe wählt, klassifiziert Claude bei Einreichung neu und korrigiert das Routing. Reduziert Fehlleitungen um 40–60%.
Self-Service wo möglich. Ein überraschend großer Teil der „Rechtsfragen” wird beantwortet, indem der Antragsteller auf ein vorhandenes Template, einen Knowledge-Base-Artikel oder eine bereits getroffene Entscheidung verwiesen wird. Bauen Sie den Intake so, dass diese Antworten angezeigt werden, bevor Legal-Zeit in Anspruch genommen wird.
SLA veröffentlichen. Wenn der Intake bestätigt: „Ihre Standard-NDA-Prüfung wird in 24 Stunden abgeschlossen sein”, entspannt sich der Antragsteller und das E-Mail-Volumen des GC sinkt.

Häufige Fehler

Formular zu lang. Jedes zusätzliche Feld reduziert die Einreichungsrate. 15 Felder ist das praktische Maximum; 8 ist besser.
Kein SLA angezeigt. Antragsteller fragen nach dem Status, wenn sie nicht wissen, wann mit einer Antwort zu rechnen ist.
Keine Statustransparenz. Nach der Einreichung kann der Antragsteller nicht sehen, wo die Anfrage steht. Bauen Sie Status in das Portal ein.
Mehrere Intake-Formulare für ähnliche Anfragen. „Vertragsüberprüfung” und „Vendor-Agreement-Prüfung” sollten ein Formular mit bedingter Logik sein, keine zwei separaten Wege.
Intake-Formular als statisch behandeln. Das Formular kodiert den SOP; beide sollten sich gemeinsam weiterentwickeln. Auditieren Sie das Formular quartalsweise anhand tatsächlicher Anfragemuster.