Microsoft SharePoint

Qué es

SharePoint es la capa de documentos, listas e intranet de Microsoft 365. Cada canal de Teams guarda sus archivos en un sitio de SharePoint, OneDrive funciona sobre el mismo almacenamiento, y Microsoft 365 Copilot, los agentes de Copilot Studio y la mayoría de las herramientas de conocimiento de terceros leen los documentos de la empresa a través de él. Si tu organización funciona sobre Microsoft 365, ya tienes SharePoint. La pregunta es si es lo bastante bueno como sistema de registro para tus documentos y como fuente de conocimiento que lee tu IA, o si necesitas un DMS especializado o una capa de búsqueda aparte encima.

La capa de IA dentro de SharePoint ha tenido tres nombres. Se lanzó como Knowledge Agent en 2025, pasó a llamarse “AI in SharePoint” a principios de 2026 y ahora es Copilot in SharePoint. La documentación de administración de Microsoft (actualizada el 28 de septiembre de 2026) indica que la disponibilidad general empezó a desplegarse el 30 de septiembre de 2026. Responde preguntas sobre un sitio, crea páginas, listas, bibliotecas y archivos de Office a partir del contenido del sitio, ejecuta reglas y aprobaciones sencillas, y completa columnas de metadatos automáticamente. Funciona con un modelo de razonamiento de OpenAI administrado por Microsoft. Todavía no está disponible en tenants GCC, GCC High ni DoD.

La pregunta que responde

¿Nos alcanza SharePoint para nuestros documentos y nuestra IA, o necesitamos iManage, NetDocuments o Glean? Para la mayoría de los equipos de RevOps, recruiting y legal interno en un tenant de Microsoft, SharePoint alcanza. El argumento es costo y permisos: el almacenamiento y los sitios vienen con la licencia, y cada respuesta de Copilot hereda el mismo control de acceso que ya decide quién puede abrir el archivo. El argumento en contra es más acotado. Los despachos de abogados y los departamentos legales grandes necesitan archivo por asunto (matter) y barreras éticas, y SharePoint no tiene ninguna de las dos de forma nativa. Los equipos cuyo conocimiento vive sobre todo en Slack, Salesforce, Jira o Google Drive necesitan búsqueda a través de esas apps, y SharePoint no la ofrece.

Precios reales

SharePoint ya no se vende por separado a clientes nuevos. Microsoft dejó de vender los planes independientes SharePoint Online Plan 1 y Plan 2 a tenants nuevos después del 31 de mayo de 2026, y las renovaciones terminan en enero de 2027. Lo compras dentro de una suite. Precios de lista en EE. UU. tras el aumento de Microsoft del 1 de julio de 2026, por usuario al mes con facturación anual:

• Microsoft 365 Business Basic: $7 (antes $6). Business Standard: $14. Business Premium: $22, sin cambios.
• Office 365 E3: $26. Microsoft 365 E3: $39 (antes $36).
• Almacenamiento: cada tenant recibe un pool compartido de 1 TB más 10 GB por usuario con licencia. El almacenamiento de archivos adicional se reporta comúnmente a $0.20-0.25 por GB al mes. Archivar sitios inactivos en Microsoft 365 Archive cuesta aproximadamente una cuarta parte de eso.
• Copilot in SharePoint: las funciones de uso diario están incluidas con la licencia de Microsoft 365 Copilot ($30 por usuario al mes en planes enterprise). El “Advanced work” se cobra en Copilot Credits a $0.01 cada uno. Eso cubre la creación de sitios completos, la revisión de documentos en bibliotecas grandes, las automatizaciones de IA programadas y el autocompletado de metadatos en tiempo real en todo un sitio.
• Agentes de SharePoint para usuarios sin licencia: disponibles solo mediante facturación de pago por uso a una suscripción de Azure.

Un rango de ejemplo para 200 usuarios con Microsoft 365 E3: el pool de almacenamiento es 1 TB + 2 TB = 3 TB. Un acervo documental de 5 TB suma unos 2,048 GB × $0.20 = aproximadamente $410 al mes, o $4,900 al año. Licenciar Copilot para los 40 gestores de conocimiento y responsables de contratos que lo usarían suma 40 × $30 × 12 = $14,400 al año. Compáralo con un DMS legal de 50 licencias: iManage, a unos $50-75 reportados por usuario al mes, cuesta $30,000-45,000 al año antes de una implementación de cinco cifras.

Ideal para

Un líder de ops, legal ops o recruiting en una organización con Microsoft 365 de 50 a 5,000 empleados que necesita un solo lugar gobernado para contratos, playbooks, paquetes de candidatos y documentos de deals, y quiere que Copilot o un agente de Copilot Studio responda a partir de ellos sin sumar un proveedor nuevo. Gana sin discusión para equipos legales internos que manejan unos cientos de contratos al año, donde una biblioteca con tipos de contenido, etiquetas de retención y respuestas de Copilot cubre lo que haría un DMS.

No es para

Despachos de abogados y departamentos legales que facturan o archivan por asunto y deben demostrar acceso según necesidad de conocimiento. Empresas que trabajan con Google Workspace. Equipos cuyo conocimiento de trabajo vive fuera de Microsoft. Cualquiera que siga en SharePoint Server 2019 o anterior y espere funciones de Copilot on-premises. SharePoint Server 2019 salió del soporte extendido el 14 de julio de 2026, el mismo día en que se retiraron SharePoint Designer 2013 e InfoPath 2013. Copilot in SharePoint es solo para Online.

Frente a las alternativas

• iManage: el líder del mercado de DMS legal. Elígelo cuando trabajas por asunto y necesitas barreras éticas aplicadas, archivo de correos dentro de los asuntos y un DMS que tus abogados externos ya usan.
• NetDocuments: el otro líder de DMS legal, nativo en la nube, con un precio reportado de $40-65 por usuario al mes. Elígelo por encima de iManage cuando no tienes infraestructura on-prem que mantener.
• Box: la principal alternativa transversal a industrias, con Box AI y un servidor MCP remoto sobre archivos con permisos. Elígelo cuando los archivos se deben compartir mucho con terceros o tu empresa no usa Microsoft 365.
• Glean: elígelo cuando el problema es la búsqueda en más de 50 apps que no son de Microsoft. A unos $40-50 por licencia con un mínimo de 100 licencias, suma al menos $48,000 al año, así que solo se paga cuando SharePoint contiene bastante menos de la mitad de tu conocimiento.
• Notion: el entrante de más rápido crecimiento en conocimiento de equipo, con más de $500M en ingresos anuales en 2025. Elígelo para los documentos operativos de un equipo pequeño. Mantén los contratos firmados y los registros regulados en SharePoint, donde aplican la retención y el eDiscovery.

Puntos de atención

• Copilot encuentra lo que los permisos ya exponen. Los sitios abiertos a “Everyone except external users” y los enlaces de uso compartido obsoletos se convierten en resultados de búsqueda de la IA el día en que se licencia Copilot. Protección: ejecuta los informes de gobernanza de acceso a datos de SharePoint Advanced Management y activa Restricted Content Discovery para los peores sitios antes del despliegue. Las funciones de SAM que necesita el despliegue de Copilot están incluidas en cuanto el tenant tiene al menos una licencia de Copilot.
• Tus exclusiones de la preview dejan de funcionar el 1 de noviembre de 2026. Los sitios excluidos del Knowledge Agent mediante la configuración de PowerShell KnowledgeAgentScope solo se respetan hasta esa fecha. Protección: mueve cada exclusión a Restricted Content Discovery o al panel Settings > Site AI del sitio antes del 1 de noviembre.
• El Advanced work consume créditos, y las políticas existentes pueden incluirlo sin avisar. Las políticas de gasto con “Allow new agents and services as they become available” activado incorporan automáticamente el trabajo avanzado de SharePoint. Protección: en Copilot > Cost management, limita la política “Advanced work in SharePoint” a un grupo de seguridad de administradores de contenido y de sitios, y fija un tope mensual con alertas.
• SharePoint no es un DMS centrado en asuntos. Los equipos legales que arman carpetas por asunto a mano terminan con permisos inconsistentes y sin barreras éticas. Protección: si más de unos pocos asuntos necesitan acceso restringido, compra iManage o NetDocuments. Si no, usa un sitio por cada asunto sensible, con etiquetas de confidencialidad de Purview y revisiones de acceso trimestrales.

Relacionado: Microsoft 365 Copilot cubre la licencia que habilita Copilot in SharePoint. La entrada sobre gestión del conocimiento legal explica cuándo un DMS se vuelve necesario, y retrieval-augmented generation explica por qué la higiene documental define la calidad de las respuestas.