Microsoft SharePoint

Was es ist

SharePoint ist die Dokument-, Listen- und Intranet-Schicht von Microsoft 365. Jeder Teams-Kanal speichert seine Dateien in einer SharePoint-Site, OneDrive läuft auf demselben Speicher, und Microsoft 365 Copilot, Copilot-Studio-Agents und die meisten Wissens-Tools von Drittanbietern lesen Unternehmensdokumente darüber. Wenn Ihre Organisation auf Microsoft 365 läuft, besitzen Sie SharePoint bereits. Die Frage ist, ob es als System of Record für Ihre Dokumente und als Wissensquelle für Ihre AI gut genug ist oder ob Sie ein spezialisiertes DMS oder eine separate Suchschicht darüber brauchen.

Die AI-Schicht in SharePoint hatte bereits drei Namen. Sie startete 2025 als Knowledge Agent, wurde Anfang 2026 zu „AI in SharePoint“ und heißt jetzt Copilot in SharePoint. Laut Microsofts Admin-Dokumentation (aktualisiert am 28. September 2026) begann der Rollout der allgemeinen Verfügbarkeit am 30. September 2026. Copilot in SharePoint beantwortet Fragen zu einer Site, erstellt Seiten, Listen, Bibliotheken und Office-Dateien aus Site-Inhalten, führt einfache Regeln und Genehmigungen aus und befüllt Metadatenspalten automatisch. Es läuft auf einem von Microsoft verwalteten Reasoning-Modell von OpenAI. In GCC-, GCC-High- und DoD-Tenants ist es noch nicht verfügbar.

Die Frage, die es beantwortet

Reicht SharePoint für unsere Dokumente und unsere AI, oder brauchen wir iManage, NetDocuments oder Glean? Für die meisten RevOps-, Recruiting- und Inhouse-Rechtsteams in einem Microsoft-Tenant reicht SharePoint. Das Argument dafür sind Kosten und Berechtigungen: Speicher und Sites sind in der Lizenz enthalten, und jede Copilot-Antwort übernimmt dieselbe Zugriffskontrolle, die bereits entscheidet, wer die Datei öffnen darf. Das Argument dagegen ist enger. Kanzleien und große Rechtsabteilungen brauchen eine Ablage nach Mandaten und Ethical Walls, und SharePoint bietet beides nicht nativ. Teams, deren Wissen überwiegend in Slack, Salesforce, Jira oder Google Drive liegt, brauchen eine Suche über diese Apps hinweg, und die liefert SharePoint nicht.

Preise in der Praxis

SharePoint wird an Neukunden nicht mehr einzeln verkauft. Microsoft hat den Verkauf der eigenständigen Pläne SharePoint Online Plan 1 und Plan 2 an neue Tenants nach dem 31. Mai 2026 eingestellt, und Verlängerungen enden im Januar 2027. Sie kaufen es als Teil einer Suite. US-Listenpreise nach Microsofts Erhöhung zum 1. Juli 2026, pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung:

• Microsoft 365 Business Basic: 7 $ (zuvor 6 $). Business Standard: 14 $. Business Premium: 22 $, unverändert.
• Office 365 E3: 26 $. Microsoft 365 E3: 39 $ (zuvor 36 $).
• Speicher: Jeder Tenant erhält einen gemeinsamen Pool von 1 TB plus 10 GB pro lizenziertem Nutzer. Zusätzlicher Dateispeicher wird üblicherweise mit 0,20–0,25 $ pro GB und Monat angegeben. Die Archivierung inaktiver Sites in Microsoft 365 Archive kostet ungefähr ein Viertel davon.
• Copilot in SharePoint: Die alltäglichen Funktionen sind im Microsoft-365-Copilot-Seat enthalten (30 $ pro Nutzer und Monat in Enterprise-Plänen). „Advanced work“ wird in Copilot Credits zu je 0,01 $ abgerechnet. Das umfasst die Erstellung ganzer Sites, die Dokumentprüfung über große Bibliotheken hinweg, geplante AI-Automatisierungen und das Echtzeit-Autofill von Metadaten über eine ganze Site.
• SharePoint-Agents für nicht lizenzierte Nutzer: nur über Pay-as-you-go-Abrechnung auf ein Azure-Abonnement verfügbar.

Eine Beispielrechnung für 200 Nutzer auf Microsoft 365 E3: Der Speicherpool beträgt 1 TB + 2 TB = 3 TB. Ein Dokumentenbestand von 5 TB kommt auf etwa 2.048 GB × 0,20 $ = rund 410 $ im Monat bzw. 4.900 $ im Jahr zusätzlich. Copilot-Lizenzen für die 40 Wissensmanager und Vertragsverantwortlichen, die es nutzen würden, kosten zusätzlich 40 × 30 $ × 12 = 14.400 $ im Jahr. Zum Vergleich ein Legal-DMS mit 50 Seats: iManage kostet bei berichteten 50–75 $ pro Nutzer und Monat 30.000–45.000 $ im Jahr, vor einer fünfstelligen Implementierung.

Am besten für

Eine Ops-, Legal-Ops- oder Recruiting-Leitung in einer Microsoft-365-Organisation mit 50 bis 5.000 Mitarbeitenden, die einen zentralen, verwalteten Ort für Verträge, Playbooks, Kandidatenunterlagen und Deal-Dokumente braucht und will, dass Copilot oder ein Copilot-Studio-Agent daraus antwortet, ohne einen neuen Anbieter. Klar vorn liegt SharePoint bei Inhouse-Rechtsteams, die einige hundert Verträge im Jahr bearbeiten und bei denen eine Bibliothek mit Inhaltstypen, Aufbewahrungsbezeichnungen und Copilot-Antworten abdeckt, was ein DMS leisten würde.

Nicht für

Kanzleien und Rechtsabteilungen, die nach Mandat abrechnen oder ablegen und Need-to-know-Zugriff nachweisen müssen. Google-Workspace-Unternehmen. Teams, deren Arbeitswissen außerhalb von Microsoft liegt. Alle, die noch auf SharePoint Server 2019 oder älter arbeiten und Copilot-Funktionen on-premises erwarten. SharePoint Server 2019 hat den erweiterten Support am 14. Juli 2026 verlassen, am selben Tag, an dem SharePoint Designer 2013 und InfoPath 2013 eingestellt wurden. Copilot in SharePoint gibt es nur in SharePoint Online.

Im Vergleich zu den Alternativen

• iManage: der Marktführer unter den Legal-DMS. Wählen Sie es, wenn Sie nach Mandaten arbeiten und durchgesetzte Ethical Walls, die Ablage von E-Mails in Mandate und ein DMS brauchen, das Ihre externen Kanzleien bereits nutzen.
• NetDocuments: der andere führende Anbieter unter den Legal-DMS, cloud-nativ, mit berichteten 40–65 $ pro Nutzer und Monat. Wählen Sie es statt iManage, wenn Sie keinen On-Prem-Bestand mitnehmen müssen.
• Box: die wichtigste branchenübergreifende Alternative, mit Box AI und einem Remote-MCP-Server über berechtigte Dateien. Wählen Sie es, wenn Dateien intensiv mit externen Parteien geteilt werden müssen oder Ihr Unternehmen nicht auf Microsoft 365 arbeitet.
• Glean: Wählen Sie es, wenn das Problem die Suche über mehr als 50 Apps außerhalb von Microsoft ist. Bei etwa 40–50 $ pro Seat und mindestens 100 Seats kommen mindestens 48.000 $ im Jahr hinzu, es rechnet sich also nur, wenn SharePoint deutlich weniger als die Hälfte Ihres Wissens enthält.
• Notion: der am schnellsten wachsende Neueinsteiger im Team-Wissensmanagement, mit mehr als 500 Mio. $ Jahresumsatz im Jahr 2025. Wählen Sie es für die operativen Dokumente eines kleinen Teams. Unterschriebene Verträge und regulierte Unterlagen gehören in SharePoint, wo Aufbewahrung und eDiscovery greifen.

Worauf Sie achten sollten

• Copilot findet, was Berechtigungen bereits offenlegen. Sites mit „Everyone except external users“ und veraltete Freigabelinks werden an dem Tag, an dem Copilot lizenziert wird, zu AI-Suchergebnissen. Absicherung: Führen Sie vor dem Rollout die Berichte zur Data Access Governance in SharePoint Advanced Management aus und aktivieren Sie Restricted Content Discovery für die problematischsten Sites. Die SAM-Funktionen, die ein Copilot-Deployment braucht, sind enthalten, sobald der Tenant mindestens eine Copilot-Lizenz hat.
• Ihre Opt-outs aus der Preview funktionieren ab dem 1. November 2026 nicht mehr. Sites, die über die PowerShell-Einstellung KnowledgeAgentScope vom Knowledge Agent ausgeschlossen wurden, werden nur bis zu diesem Datum berücksichtigt. Absicherung: Übertragen Sie jeden Ausschluss vor dem 1. November in Restricted Content Discovery oder in das Panel Settings > Site AI der jeweiligen Site.
• Advanced work verbraucht Credits, und bestehende Policies können es stillschweigend einschließen. Spending Policies, bei denen „Allow new agents and services as they become available“ aktiviert ist, übernehmen Advanced Work in SharePoint automatisch. Absicherung: Beschränken Sie unter Copilot > Cost management die Policy „Advanced work in SharePoint“ auf eine Sicherheitsgruppe aus Content- und Site-Managern und legen Sie ein monatliches Limit mit Benachrichtigungen fest.
• SharePoint ist kein mandatszentriertes DMS. Rechtsteams, die Mandatsordner von Hand anlegen, landen bei inkonsistenten Berechtigungen und ohne Ethical Walls. Absicherung: Wenn mehr als eine Handvoll Mandate eingeschränkten Zugriff brauchen, kaufen Sie iManage oder NetDocuments. Andernfalls nutzen Sie eine Site pro sensiblem Mandat, mit Purview-Vertraulichkeitsbezeichnungen und vierteljährlichen Zugriffsüberprüfungen.

Weiterführend: Microsoft 365 Copilot behandelt den Seat, der Copilot in SharePoint freischaltet. Der Eintrag zu Legal Knowledge Management beschreibt, wann ein DMS notwendig wird, und Retrieval-Augmented Generation erklärt, warum die Dokumentenhygiene über die Antwortqualität entscheidet.