Stack de legal hold para dados da era IA — prompts, chat e arquivos linkados

Seu sistema de legal hold foi construído para um patrimônio de dados que não existe mais. Ele notifica custodiantes, registra os aceites e preserva caixas postais e file shares. Enquanto isso, a conversa que decide o caso acontece numa thread do Teams, o documento é um link e não um anexo, e a análise em que um gestor se apoiou foi produzida digitando um prompt no ChatGPT e nunca foi salva em lugar nenhum.

Três dessas quatro classes de dados têm um relógio de exclusão rodando independentemente do seu hold. Esse é o problema que este stack resolve, e ele não se resolve comprando uma ferramenta de notificação melhor.

O formato: Exterro emite e defende o hold, o Microsoft Purview faz a preservação in loco no Microsoft 365 e nos apps de IA conectados, a Compliance API do ChatGPT Enterprise é a única rota para os dados de prompt que vivem fora do tenant da Microsoft, e o Relativity é onde os dados preservados aterrissam para revisão. Quatro sistemas, um registro de preservação.

Como as peças se encaixam

A Exterro é dona da notificação e do artefato de defensabilidade. Identificação de custodiantes, emissão do hold, acompanhamento de aceites, escalonamento e liberação — com o registro de auditoria que responde “o que você preservou, quando, e quem confirmou” se a suficiência do hold for litigada depois. O módulo de legal hold da Exterro é em boa parte o Zapproved, adquirido em janeiro de 2023, então o “Exterro ou Zapproved” da entrada na fila hoje é um fornecedor só, não dois. O motivo de ele ganhar de uma planilha é o mapa de dados: mais de 190 conectores de fontes corporativas fazem a notificação e o escopo de preservação resolverem contra um único inventário de onde os dados de um custodiante realmente ficam.
O Microsoft Purview é a camada de preservação, não um acessório. O Purview eDiscovery (Premium) aplica holds de custodiante sobre caixas postais e suas fontes de dados, mais holds não custodiais sobre caixas postais e sites do OneDrive. Repare na data: a Microsoft aposentou todas as experiências clássicas de eDiscovery — Content Search clássico, eDiscovery Standard e Premium clássicos — em 31 de agosto de 2025. Se o seu runbook de preservação ainda cita aquelas telas, ele cita telas que não existem mais.
A Compliance API do ChatGPT Enterprise é a fonte de dados de IA. Ela devolve cada entrada do usuário, cada saída do modelo e cada mensagem injetada pelo sistema, além de arquivos, Memory, Canvas e objetos de Automation, e suporta exclusão programática para pedidos de direito ao esquecimento. O Purview também traz um conector de ChatGPT Enterprise: depois que o scan do conector roda, eDiscovery, retenção, communication compliance e insider risk passam a valer para essas interações. DLP e rótulos de confidencialidade não — está na tabela de capacidades, e é um teto real.
O Relativity é onde o dado preservado vira revisável. O RelativityOne cobre ingestão, processamento, revisão e produção. Desde o anúncio no Relativity Fest de outubro de 2025, aiR for Review, aiR for Privilege e aiR for Case Strategy vêm incluídos no RelativityOne em vez de vendidos como add-ons — mas incluído não é ilimitado. O consumo roda contra aiR Units na base de uma unidade por documento, e tanto a franquia quanto a tarifa de excedente são apenas sob cotação.

Handoffs nomeados

Evento gatilho → hold escopado. Matéria aberta na Exterro → lista de custodiantes resolvida contra o mapa de dados → holds do Purview aplicados às caixas postais, sites do OneDrive e dados de Teams desses custodiantes. O hold é aplicado a uma lista resolvida, não a “todo mundo em Vendas”.
Hold aplicado → interações de IA capturadas. Uma collection policy do Purview captura prompts e respostas dos apps de IA corporativos; uma retention policy escopada na localização Enterprise AI apps os retém. Sem as duas, o hold cobre a caixa postal mas não o que o custodiante perguntou ao modelo.
Custodiante fora do tenant → puxada pela Compliance API. Conversas do ChatGPT Enterprise enviadas como JSON para o Purview, o Relativity ou um data lake numa puxada agendada, para que o registro exista independentemente do calendário de retenção da OpenAI.
Escopo estreitado → coleta. Busca e review set no Purview → exportação → ingestão no Relativity. A preservação continua de pé; a coleta é um ato separado, posterior e mais estreito.
Hold liberado → exclusão volta a correr. Liberação na Exterro → holds do Purview removidos → a retenção normal retoma na próxima passagem do Managed Folder Assistant, que roda semanalmente e processa uma caixa postal em qualquer momento dentro de uma janela de 1 a 7 dias. A liberação não é instantânea, nem isenta de risco — liberar cedo demais é um problema de spoliation.

O relógio de 30 dias que ninguém orça

Conversas apagadas do ChatGPT são removidas dos sistemas da OpenAI em até 30 dias, a menos que a OpenAI seja legalmente obrigada a retê-las. Essa frase é o argumento inteiro deste stack. Um custodiante que apaga um chat duas semanas depois de o seu hold ser emitido destruiu dado responsivo, e nenhuma notificação, aceite ou cadência de lembrete impede isso — a exclusão acontece na infraestrutura do fornecedor, no calendário do fornecedor.

A proteção é uma exportação agendada pela Compliance API rodando antes do hold, não depois. Trate dado de prompt como você já trata correio de voz: preservado por uma puxada de sistema, nunca pela cooperação de um custodiante.

Não presuma que o litígio de outra pessoa cobre você. A obrigação da OpenAI de preservar os output logs de consumidores sob a ordem de preservação do New York Times terminou em 26 de setembro de 2025, com a ordem de encerramento assinada em 9 de outubro de 2025. A janela fechou. Dado preservado apenas por causa daquela ordem é dado que você não controla.

Há uma segunda lacuna do lado da Microsoft, e ela falta na maioria dos runbooks: retention policies e holds de eDiscovery do Purview não se aplicam aos itens de Copilot memory. Memory persiste até um usuário apagar ou um admin remover via eDiscovery ou Graph API. Proteção: escreva memory na notificação do hold como instrução explícita ao custodiante, e audite via Graph em vez de supor que o hold pegou.

Arquivos linkados: o que você realmente deve

É aqui que times in-house prometem demais no protocolo ESI e depois não conseguem cumprir. A jurisprudência não diz uma coisa só.

Nichols v. Noom (S.D.N.Y., março de 2021) decidiu que documentos linkados não são anexos — um anexo é parte necessária do e-mail, um link não é — e negou ordenar a produção em massa de arquivos linkados.
In re StubHub Refund Litigation (N.D. Cal.) foi no sentido oposto em abril de 2023, ordenando a produção dos documentos linkados porque o protocolo ESI dizia isso. Depois, em maio de 2024, após depoimento 30(b)(6) sobre o que era tecnicamente possível, o mesmo juiz liberou a StubHub daquela cláusula por justa causa.
In re Uber Technologies (N.D. Cal., abril de 2024) ordenou a produção da versão contemporânea dos documentos do Google Drive enviados por link, na medida em que fosse viável de forma automatizada e escalável. Uma decisão de março de 2025 concluiu que não há obrigação quando fazer isso em escala é tecnologicamente inviável para links fora do Drive.

Agora coloque isso ao lado do comportamento da ferramenta: a coleta de cloud attachments do Purview adiciona ao review set a versão mais atual do arquivo linkado, que pode diferir da versão que o custodiante de fato compartilhou. Um protocolo ESI prometendo versões contemporâneas é uma promessa que a sua ferramenta de coleta não cumpre por padrão.

Proteção: negocie o protocolo contra o que você consegue demonstrar, e coloque os sites em hold cedo — o histórico de versões é retido sob hold na preservation hold library, então um hold precoce é o que torna uma versão contemporânea recuperável. Holds tardios transformam um problema de redação em um problema de spoliation.

Realidade de custo

Purview. O Purview Suite custa US$ 12 por usuário por mês no pagamento anual, em cima do Microsoft 365 E3 ou do Office 365 E3 com EMS E3. O Microsoft 365 E5 custa US$ 60 por usuário por mês e inclui a mesma capacidade de eDiscovery. O número que surpreende compradores é quem precisa de licença: você licencia as pessoas cujos dados você retém, não as quatro pessoas do jurídico. Com 2.000 funcionários isso dá cerca de US$ 288 mil por ano como add-on do E3, e US$ 0 incrementais se a empresa já estiver no E5.

O conector de IA é faturado à parte. Gerenciar interações do ChatGPT Enterprise no Purview exige habilitar faturamento pay-as-you-go contra uma assinatura Azure — medição de consumo do Azure, cotada pela superfície de preços do Azure e não pela lista por assento. Modele isso antes de ligar o conector.

Exterro. Nada publicado, sem tabela. Dados de compradores de terceiros colocam o ponto de entrada da suíte de eDiscovery perto de US$ 50 mil por ano num cenário de dez usuários, com a fatura real se movendo por volume de dados e não por assentos. Compre legal hold como linha separada de eDiscovery, privacidade e forensics.

Relativity. Sob cotação. Faixas de terceiros colocam o hosting em US$ 15-30 por GB por mês e o processamento em US$ 25-75 por GB.

Para uma empresa de 2.000 funcionários já no E5, rodando 10-20 holds concorrentes e 500 GB em revisão ativa, o custo anual incremental aterrissa em aproximadamente US$ 140-300 mil por ano — Exterro mais hosting do Relativity, antes do processamento por matéria e antes do tempo de revisão de advogados contratados. Some cerca de US$ 288 mil por ano se o Purview tiver que ser comprado em vez de herdado.

Variações comuns

Troque o Relativity pelo Everlaw. Faça isso quando a reclamação for velocidade de revisão e experiência do revisor, e quando IA medida for a objeção de orçamento — o Everlaw tornou a revisão generativa gratuita em 2026 em vez de cobrá-la por documento, o oposto do modelo de aiR Units do Relativity. O que você abre mão é do padrão do escritório externo: se as suas bancas rodam Relativity, o dado acaba lá de qualquer jeito.
Tire a Exterro; rode só com holds do Purview. Faça isso quando o litígio for episódico, a contagem de custodiantes ficar abaixo de 50, e cada byte de dado responsivo estiver dentro do Microsoft 365. O que você perde é o registro voltado ao custodiante — notificações, aceites, escalonamento, liberação — que é exatamente o artefato que uma moção de spoliation ataca. O Purview preserva dados; ele não prova que você rodou um processo.
Troque o Relativity pelo Logikcull em matérias pequenas. Faça isso quando a matéria estiver abaixo de 100 GB e não houver parceiro LSP. A regra é o tamanho da matéria, não o tamanho do escritório.
Acrescente um passo de coleta forense para custodiantes que estão saindo. Faça isso quando o custodiante for a parte adversa — um executivo de saída sob investigação. A preservação in loco pressupõe infraestrutura cooperativa; um endpoint imageado não.

O que este stack NÃO substitui

A decisão de quando o dever nasce. O software emite um hold; o advogado decide que o litígio é razoavelmente antecipável. Veja processo de legal hold para a análise de gatilho contra a qual essas ferramentas operam.
Uma política de retenção. Holds são exceções a um calendário de retenção. Uma empresa sem calendário não tem linha de base a suspender, e cada matéria vira uma discussão de preservação do tenant inteiro.
A negociação do protocolo ESI. As linhas de StubHub e Uber mostram que o protocolo governa o resultado mais do que a tecnologia. Negocie contra o que você consegue demonstrar.
As entrevistas com custodiantes. Nenhum conector conta que o custodiante rodou a análise numa conta pessoal de ChatGPT num laptop de casa. O questionário de custodiante ainda é como se encontram fontes de dado na sombra.
A governança de shadow AI. Preservar ChatGPT Enterprise não diz nada sobre as outras 12 ferramentas de IA que os funcionários colocaram no reembolso. Isso é problema de política de IA, a montante da preservação.
A revisão de privilégio. Pares prompt-resposta contendo análise jurídica são uma nova superfície de privilégio, e nenhuma ferramenta os codifica por você. Veja revisão de privilégio.

Regras de encaixe

Use este stack quando:

Microsoft 365 é o tenant e a IA corporativa está implantada com controles de admin. As duas metades importam — uma implantação de ChatGPT sem workspace Enterprise não tem Compliance API de onde puxar.
Você tem exposição litigiosa ou regulatória permanente, não uma disputa ocasional. Programas de preservação justificam o custo pela repetição.
Alguém é dono da configuração do conector. Uma retention policy escopada na localização errada preserva nada em silêncio, e nenhum dashboard sinaliza.
Seus protocolos ESI já contêm cláusulas de hyperlink. Se a parte contrária está pedindo documentos linkados, a lacuna técnica já está viva.

Não use este stack quando:

O litígio é raro o bastante para a preservação ficar com o escritório externo. Abaixo de duas ou três matérias por ano, o dinheiro compra hora de advogado.
O patrimônio de IA está sem gestão. Comprar preservação antes de saber quais ferramentas de IA os funcionários usam produz um registro defensável do conjunto de dados errado.
Google Workspace é o tenant. O Purview é a camada portante aqui, e o Google Vault é outra arquitetura com outros limites — os fatos de Noom giraram justamente sobre o comportamento do Vault.
Ninguém vai rodar o passo de liberação. Holds que nunca são levantados se acumulam até que todo custodiante fique sob preservação permanente, os custos de revisão compõem, e o programa perde credibilidade com o negócio.

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