Microsoft Power Automate

Was es ist

Microsoft Power Automate ist die Automatisierungsschicht der Power Platform und erledigt unter einem Namen zwei verschiedene Aufgaben. Cloud Flows sind API-Automatisierungen – „wenn eine Datei in dieser SharePoint-Bibliothek landet, Felder extrahieren, Dataverse aktualisieren, in Teams posten“ –, gebaut aus mehr als 1.400 Konnektoren. Desktop Flows sind RPA: ein Bot, der auf einem Windows-Rechner Maus und Tastatur steuert, um Software ohne API zu bedienen. Darüber liegen Process Mining und Task Mining, um herauszufinden, was sich zu automatisieren lohnt. In Kategorien gedacht ist es Zapier und UiPath, verkauft als eine Lizenz, innerhalb der Identitäts- und Data-Loss-Prevention-Richtlinien des Tenants.

Die 2026 Release Wave 1 (April bis September) hat das Produkt in Richtung Agents gezogen. Cloud Flows können jetzt Copilot Studio-Agents als Aktionen aufrufen, Agents können Cloud und Desktop Flows auslösen, Desktop Flows haben eine KI-Selbstheilung erhalten, die sich erholt, wenn ein Button verschoben wird (Public Preview seit Mai, nur einzelne UI-Elemente, nicht in Sovereign Clouds), und objektzentriertes Process Mining ist allgemein verfügbar. Eine Unterscheidung bringt Käufer regelmäßig ins Stolpern: Ein klassischer Cloud Flow läuft auf Power-Automate-Lizenzen, während ein in Copilot Studio gebauter Agent Flow in Copilot Credits abgerechnet wird – 13 Credits pro 100 Aktionen laut Microsofts aktueller Preisliste.

Warum Ops-Teams hier landen

Weil die Lizenz oft schon bezahlt ist. Die meisten Microsoft-365-Business- und Enterprise-Pläne enthalten Power-Automate-Basisrechte, und mit der kostenlosen Lizenz für jedes Arbeitskonto können Mitarbeitende nicht geteilte Cloud Flows auf Standard-Konnektoren bauen – SharePoint, Outlook, Teams, OneDrive, Forms, Approvals. Damit sind die Genehmigungen und Benachrichtigungen abgedeckt, die den Großteil des Automatisierungs-Backlogs einer Legal-Ops- oder Recruiting-Koordination ausmachen: ein Formular für Vertragsanfragen, das an die richtige Rechtsabteilung weiterleitet, eine Genehmigungskette für Angebote, ein wöchentlicher Pipeline-Digest. RevOps-Teams auf Dynamics 365 Sales erhalten zudem Power-Automate-Nutzung im Kontext der Dynamics-App, mit einem Kontingent von 40.000 Requests pro Tag. Der Punkt, an dem man innehält und nachfragt, ist der erste Premium-Konnektor – Salesforce, HTTP, ein Custom Connector – oder die erste Legacy-Anwendung, die einen Bot braucht.

Die Preisrealität

Listenpreise bei jährlicher Abrechnung, heute auf Microsofts Preisseite geprüft:

• Free / Microsoft 365 enthalten – Cloud Flows nur auf Standard-Konnektoren; Microsoft-365-Lizenzen bringen 6.000 Requests pro Nutzer und Tag mit.
• Premium – $15/Nutzer/Monat. Premium- und Custom-Konnektoren, ein attended RPA-Bot, Process Mining mit 50 MB Speicher, 40.000 Requests pro Nutzer und Tag.
• Process – $150/Monat pro Lizenz. Einer Maschine zugewiesen, wird sie zu einem unattended Bot, der jeweils einen Desktop Flow ausführt; einem Cloud Flow zugewiesen, erhält dieser Flow Premium-Konnektoren für alle Nutzer plus 250.000 Requests pro Tag. Sie hat den alten $100-Per-Flow-Plan abgelöst, den man laut Microsoft ersetzen statt verlängern soll.
• Hosted Process – $215/Monat: dasselbe plus eine von Microsoft gehostete virtuelle Maschine.
• Process Mining Add-on – $5,000/Tenant/Monat, 100 GB.

Was Teams tatsächlich zahlen, hängt davon ab, wer Premium braucht. Das übliche Muster: eine kleine Maker-Gruppe auf Premium, alle anderen auf den enthaltenen Basisrechten und Process-Lizenzen für die geteilten Flows. Ein Rechenbeispiel: 20 Maker auf Premium plus 3 unattended Bots ergibt 20 × $15 × 12 + 3 × $150 × 12 = $9,000 pro Jahr; verlagert man die Bots auf gehostete VMs, werden daraus $11,340. Der vergleichbare UiPath-Vertrag liegt laut Vendr im Median bei $45,338 pro Jahr. Die KI-Position ist in Bewegung: Die mit Premium und Process enthaltenen AI-Builder-Credits (5.000 pro Monat) und die Verlängerung von AI-Builder-Add-ons enden am 1. November 2026; danach verbrauchen Dokumentenverarbeitung und Prompts Copilot Credits. Planen Sie das als neue Budgetposition ein.

Am besten geeignet für

Eine IT-nahe Ops-Leitung – Legal Operations, Recruiting Operations, Finance oder RevOps in einem Dynamics-Umfeld – in einer Microsoft-365-Organisation mit 200-10.000 Mitarbeitenden, die Genehmigungen, Dokumenteneingang und Benachrichtigungen in Teams oder SharePoint automatisiert, plus eine Handvoll Desktop-Bots für Legacy-Systeme wie ein altes HRIS oder ein Portal für die elektronische Einreichung bei Gericht. Es gewinnt dort, wo die Sicherheitsprüfung der Engpass ist: Flows übernehmen Entra-Identität, DLP-Richtlinien und das Power Platform Admin Center, das die IT ohnehin betreibt.

Nicht geeignet für

Ein Google-Workspace- oder Slack-first-Unternehmen, ein Startup, dessen Stack aus HubSpot, Notion und zwanzig SaaS-APIs besteht, oder ein GTM-Engineering-Team, das mehrstufige LLM-Agents baut. Der Designer ist bei einfachen Aufgaben langsamer als der von Zapier, die Fehlerbehandlung ist umständlich, und für KI-lastige Workflows auf Nicht-Microsoft-Systemen leistet n8n mehr pro Dollar.

Im Vergleich zu den Alternativen

• Zapier – Marktanteilsführer bei No-Code-Automatisierung, ab $19.99/Monat. Wählen Sie es, wenn die Builder nicht technisch sind, die Apps SaaS statt Microsoft sind und niemand RPA braucht.
• UiPath – Marktanteilsführer bei RPA. Wählen Sie es, wenn unattended Bots der Kern des Programms sind, Sie Dutzende davon über SAP, Mainframe und Citrix betreiben und Orchestrierung sowie Document Understanding brauchen, an die die Bots von Power Automate nicht heranreichen.
• n8n – der am schnellsten wachsende Neueinsteiger, im Mai 2026 mit $5.2B bewertet. Wählen Sie es, wenn Sie Engineers haben, jedes System eine API hat und Sie modellunabhängige Agent-Workflows mit Self-Hosting wollen.
• Make und Workato – Make für günstige visuelle Szenarien ab $9/Monat; Workato, wenn Integration ein Enterprise-Programm mit sechsstelligem Budget ist.

Worauf Sie achten sollten

• Flows sterben mit ihrem Owner. Ein Cloud Flow läuft über die Verbindungen seines Owners; verlässt diese Person das Unternehmen und wird das Konto deaktiviert, schlägt der Flow fehl – manchmal erst Wochen später. Gegenmaßnahme: Legen Sie jeden geschäftskritischen Flow in eine Solution, im Besitz eines Dienstkontos oder Service Principals, mit Connection References und einem benannten Co-Owner, und nehmen Sie „Welche Flows besitzt diese Person?“ in die Offboarding-Checkliste auf.
• Eine Premium-Aktion ändert die Lizenz jedes Nutzers. Fügen Sie einem Flow, den fünfzig Personen manuell auslösen, einen Salesforce- oder HTTP-Schritt hinzu, und jede von ihnen braucht Premium – oder der Flow braucht eine Process-Lizenz. Gegenmaßnahme: Prüfen Sie Flows mit Premium-Konnektoren vor dem Go-live im Bereich Power-Automate-Nutzung des Admin Centers und hängen Sie an geteilte Flows eine Process-Lizenz, statt Premium für alle Nutzer zu kaufen.
• Die Request-Limits werden strenger. Microsoft drosselt derzeit pro Flow nach Übergangslimits (200.000 pro Tag für Premium) und hat angekündigt, dass die Durchsetzung auf Pro-Nutzer-Limits umgestellt wird – 40.000 für Premium, 6.000 für enthaltene Basisrechte –, frühestens sechs Monate nachdem das Nutzungsreporting GA erreicht. Gegenmaßnahme: Legen Sie Flows mit hohem Volumen schon jetzt auf die Pro-Nutzer-Werte aus und verlagern Sie alles darüber auf eine Process-Lizenz oder eine Flow-Gruppe.
• Selbstheilung ist kein wartungsfreies RPA. Sie repariert jeweils ein verschobenes Element und ist noch in der Preview. Gegenmaßnahme: Halten Sie Desktop Flows auf stabilen Selektoren, alarmieren Sie bei jedem fehlgeschlagenen Lauf und behalten Sie die Wartungsstunden im Plan, statt sie im Vertrauen auf die Selbstheilung zu streichen.

Verwandt: KI-Agent vs. RPA arbeitet anhand von Microsofts eigener Preisliste heraus, wann ein Bot und wann ein Agent die bessere Wahl ist.