Smartsheet

Was es ist

Smartsheet ist eine Work-Management-Plattform auf Basis eines Tabellenrasters. Jedes Projekt beginnt als Sheet aus Zeilen und Spalten, und Gantt-, Board-, Kalender- und Dashboard-Ansichten setzen auf diesem Raster auf. Oberhalb der Sheet-Ebene verkauft Smartsheet Portfolio- und PMO-Funktionen: Portfolios im Enterprise-Plan sowie Advanced Portfolios, Dynamic View, Data Shuttle und DataMesh als Add-ons oder im Paket Advanced Work Management (AWM). Der Kategorieführer, dem es am meisten ähnelt, ist Asana, doch die Arbeitseinheit ist eine Zeile im Raster, keine Aufgabenkarte.

Blackstone und Vista Equity Partners haben das Unternehmen im Januar 2025 für rund $8.4B von der Börse genommen. Rajeev Singh, Mitgründer von Concur, wurde am 6. Oktober 2025 CEO, nachdem Mark Mader zurückgetreten war. Seitdem hat das Produkt bei KI schnell nachgelegt. Der MCP-Server ist seit dem 24. März 2026 allgemein verfügbar. Am 11. Juni 2026 machte Smartsheet Smart Assist für alle Kunden verfügbar, einen KI-Begleiter im Produkt, der Fragen beantwortet und Aufgaben auf Basis der aktuellen Sheet-Daten ausführt, und ergänzte Verbindungen zu ChatGPT, Microsoft Copilot und Gemini Enterprise neben Claude. Auf der ENGAGE am 4. November 2026 brachte es einen Creation Agent, der aus einem Ziel in natürlicher Sprache Sheets, Dashboards, Reports und Automatisierungen baut, einen Data Quality Agent, Agentic Workflows sowie native Konnektoren zu ServiceNow, Dynamics 365, HubSpot und Workday.

Die Entscheidung, die es klärt

Die Frage, die diese Seite beantwortet: Smartsheet, Asana oder Airtable für Ops-Programme, jetzt da Smartsheet privat ist und Agenten hat?

Wählen Sie Smartsheet, wenn die Arbeit ein Plan ist, über den Sie nach oben berichten: Rollout-Tracker, Ressourcenpläne, PMO-Intake mit Portfolio-Rollups, Programme, bei denen ein Sponsor jeden Montag ein Dashboard liest. Raster, sheetübergreifende Formeln und Portfolio-Ebene leisten das besser als das Aufgabenmodell von Asana. Wählen Sie Asana, wenn die Arbeit ein Strom von Anfragen ist, der triagiert und geroutet werden muss. Wählen Sie Airtable, wenn Sie eine App auf relationalen Daten bauen, statt einen Plan zu verfolgen.

Der MCP-Server verändert die Nutzung stärker als Smart Assist. Smartsheet meldet für Juni 2026 mehr als 9.000 wöchentlich aktive MCP-Nutzer und 700.000 Tool-Aufrufe pro Woche. Eine Ops-Leitung kann Claude bitten, Termine in einem ganzen Rollout-Sheet anzupassen oder die Risiken aus drei Programm-Sheets zusammenzufassen, ohne das Raster zu öffnen.

Ein Use Case, der den Kauf rechtfertigt

Ein 6-köpfiges RevOps- oder Legal-Ops-PMO steuert 40 parallele System-Rollouts, jeder mit einem Projekt-Sheet aus derselben Vorlage. Portfolios fasst Status, Budget und Risiko in einem Dashboard für den COO zusammen. Programm-Manager aktualisieren Zeilen über Claude per MCP oder über Smart Assist. Fachbereiche, die nur lesen und kommentieren, bleiben als Contributors kostenlos.

Preisrealität

Pro kostet $9 pro Member und Monat bei jährlicher Abrechnung ($12 monatlich), ist auf 10 Members begrenzt und nur für Neukunden erhältlich. Business kostet $19 jährlich ($24 monatlich) bei mindestens 3 Members. Enterprise und AWM gibt es nur auf Angebot. Einen Gratis-Plan gibt es nicht, nur eine 30-tägige Testphase. Smart Assist, Smart Columns und der AI Dashboard Builder sind in allen Plänen aufgeführt. Die externen KI-Konnektoren, einschließlich des MCP-Servers, beginnen bei Business. Portfolios, SAML-SSO und Work Insights beginnen bei Enterprise.

Was Teams tatsächlich zahlen, hängt von Add-ons und Seat-Zahl ab. Ein Business-Plan mit 25 Members kostet laut Liste $5.700 pro Jahr. Dynamic View beginnt bei $125 und Data Shuttle bei $100 pro Monat in Business oder Enterprise. Resource Management und Brandfolder werden separat angeboten. Die Vendr-Daten vom Februar 2026 sehen den Median-Vertrag bei rund $22.500 pro Jahr, mit üblichen Rabatten von 15-30% auf den Listenpreis.

Seit 2025 laufen alle Pläne im User-Subscription-Modell. Kostenlose Mitarbeitende, die früher gratis bearbeiten konnten, werden jetzt zahlende Members, kostenlose Contributors oder kostenlose Guests. Wer bearbeitet, wird vorläufiger Member und wird bei der Abstimmung berechnet, sobald das Konto die gekaufte Member-Zahl überschreitet.

Am besten geeignet für

Die PMO-Leitung oder den Ops-Programm-Manager in einem Unternehmen mit 200 bis 5.000 Mitarbeitenden, der der Geschäftsleitung Portfolios aus 20 oder mehr parallelen Projekten berichtet, dessen Stakeholder ohnehin in Tabellen denken und der KI über den bereits genutzten Assistenten statt über eine neue Oberfläche nutzen will.

Nicht geeignet für

Teams unter 10 Personen, die Anfrage-Intake betreiben, Produkt- und Engineering-Teams, die in Issues und Sprints arbeiten, oder alle, die eine relationale Datenbank für eine interne App brauchen.

Im Vergleich zu den Alternativen

• Asana — der börsennotierte Konkurrent mit der ähnlichsten Produktform (NYSE: ASAN). Wählen Sie es, wenn die Arbeit bereichsübergreifender Anfrage-Intake mit Routing ist und Sie KI-Triage über AI Studio im Arbeits-Tool wollen.
• monday.com — der Marktanteilsführer nach Umsatz, rund $1.5B ARR. Wählen Sie es, wenn dasselbe Team auch ein CRM oder einen Service Desk auf denselben Boards will.
• ClickUp — der am schnellsten wachsende Herausforderer, der Docs, Chat und KI in einem günstigeren Seat bündelt. Wählen Sie es, wenn Kosten pro Seat und die Konsolidierung auf eine App wichtiger sind als Portfolio-Reporting.
• Airtable — wählen Sie es, wenn die Aufgabe eine relationale Ops-Datenbank oder interne App ist, kein Projektplan.
• Rocketlane — wählen Sie es für Kunden-Onboarding-Projekte mit kundenseitigem Portal.

Den vollständigen Überblick finden Sie unter die besten Projektmanagement-Tools.

Worauf Sie achten sollten

• Das User-Modell berechnet Bearbeitende, nicht nur benannte Käufer. Absicherung: Exportieren Sie vor der Verlängerung die Nutzerliste, stufen Sie alle, die nur ansehen, kommentieren oder Formulare absenden, zu Contributors um, und verhandeln Sie eine Member-Obergrenze und den Preis der Nachberechnung im Vertrag.
• Der MCP-Server erfordert Business und deckt Gov nicht ab. Er ist nicht in Pro enthalten und läuft nur in den kommerziellen Umgebungen in den USA, der EU und Australien. Absicherung: Prüfen Sie Plan und Region, bevor Sie einen KI-gestützten Rollout zusagen, und testen Sie Schreibaktionen an einer Kopie eines Produktiv-Sheets, denn der Server kann Termine, Spalten und Status mit den Rechten des Nutzers ändern.
• Die Verbindungen zu Copilot und ChatGPT kamen zuerst in den USA. Zum Start im Juni waren sie nur in den USA verfügbar, EMEA und APJ sollten später folgen. Absicherung: Prüfen Sie die aktuelle Verfügbarkeit in Ihrer Region, bevor Sie ein Team auf einen der beiden Assistenten standardisieren.
• Die PMO-Ebene wird als Add-ons berechnet. Dynamic View, Data Shuttle, Advanced Portfolios und Resource Management können die Seat-Kosten übersteigen. Absicherung: Kalkulieren Sie die vollständige Stückliste und vergleichen Sie sie vor der Unterschrift mit dem Angebot für das AWM-Paket.
• Private-Equity-Eigentum verändert die Verhandlung. Ohne öffentliche Berichte gibt es keine Umsatz- oder Retention-Zahlen, an denen sich das Geschäft ablesen lässt. Absicherung: Schließen Sie eine Laufzeit von ein oder zwei Jahren ab und verankern Sie Datenexport und Obergrenzen für Preiserhöhungen im Bestellformular.