Circleback

Was es ist

Circleback zeichnet ein Meeting auf, schreibt Notizen mit Sprecherzuordnung und Action Items, und führt anschließend Automations aus, die dieses Ergebnis in die Apps schieben, in denen die Arbeit weitergeht: Issues in Linear, Seiten in Notion, Kontakt- und Deal-Updates in HubSpot, Nachrichten in Slack, reine Webhooks. Ali Haghani und Kevin Jacyna gründeten das Unternehmen 2023. Es durchlief Y Combinator, nahm 2024 $2,5M auf, und TechCrunch berichtete am 2026-08-31, dass es seitdem profitabel ist, mit über $1M ARR pro Mitarbeiter bei einem Team von acht Personen — rund $8M ARR. Beide Zahlen stammen vom Unternehmen selbst und sind nicht testiert.

Es gibt zwei Aufnahmemodi, und der zweite ist der Grund, warum das Tool gegen Granola antritt und nicht nur gegen die Bot-basierten Werkzeuge. Der Circleback-Notetaker tritt dem Call als sichtbarer Teilnehmer bei, so wie Fireflies.ai und Otter.ai es tun. Oder die Desktop-App für macOS und Windows nimmt Ihr Mikrofon und den Computer-Ton direkt auf — in Zoom, Meet, Teams oder allem anderen, was Ton erzeugt, ohne irgendetwas in der Teilnehmerliste. Schalten Sie die Beitrittseinstellungen unter Settings → Calendar aus, und der Bot taucht nie wieder auf. Die Mobil- und Apple-Watch-Apps decken Gespräche ab, die in einem Raum stattfinden. Die Transkription umfasst über 100 Sprachen — eine Herstellerangabe, zu der keine unabhängige Auswertung veröffentlicht ist.

Der Plattformausbau ist jung und präzise datiert. App-Integrationen und MCP erschienen am 2026-07-28. Die API — Notizen, Action Items, Transkripte, Aufnahmen, Personen, Unternehmen — kam am 2026-08-20, der Meeting-Import am 2026-09-09. Die Migration von konkurrierenden Notetakern erschien am 2026-08-28, die vierstufige Plan-Linie am 2026-08-31, und SSO mit SAML, OIDC und SCIM-Provisionierung am 2026-09-16.

Die Automations-Ebene im Detail

Das ist der Teil, den zu bewerten sich lohnt, denn Notizen und Transkripte sind in der ganzen Kategorie inzwischen Commodity. Eine Automation in Circleback besteht aus einem Trigger, einer optionalen Bedingung, die einschränkt, welche Meetings sie auslösen, und einer Kette von Aktionen. Die veröffentlichten Aktionen: Insights mit KI erzeugen, das Meeting teilen, einen Webhook senden, Notizen in Slack posten, Notion aktualisieren, Issues in Linear anlegen, HubSpot aktualisieren, Salesforce aktualisieren, Attio aktualisieren, Zoho-Kontakte aktualisieren, Items in monday.com anlegen, oder die Arbeit an Zapier übergeben. Linear-Issues weisen sich selbst der genannten verantwortlichen Person zu, wenn diese Person im Workspace ist. HubSpot-Updates gleichen die E-Mail-Adressen der Eingeladenen gegen Kontakte oder Deals ab. Automations laufen standardmäßig von selbst, lassen sich von Hand auslösen, lassen sich auf vergangene Meetings erneut anwenden, und lassen sich für den gesamten Workspace veröffentlichen statt für einen einzelnen Nutzer.

Der eng gefasste Fall, den Circleback klar gewinnt: ein wiederkehrendes Meeting, dessen eigentliches Ergebnis eine Liste von Aufgaben mit Verantwortlichen ist — Sprint-Planung, Kunden-Check-ins, Kandidaten-Debriefs über Ashby — bei dem heute jemand die Action Items hinterher in einen Tracker abtippt. Hängen Sie eine Bedingung für diesen Meeting-Typ an, verketten Sie “create Linear issues”, und das Abtippen hört auf. Das ist ein Workflow-Kauf, kein Notizen-Kauf.

Was die Automations-Ebene nicht ist: CRM-Feldsynchronisation. Fathom Business bildet extrahierte Insights auf benannte CRM-Felder ab. Circleback aktualisiert den per E-Mail zugeordneten Kontakt- oder Deal-Datensatz. Wenn RevOps verlangt “füllt unsere eigenen Felder next_step und competitor”, ist dies das falsche Tool und Avoma oder Fathom Business das richtige.

Preise

Pro Nutzer pro Monat, monatlich / jährlich, geprüft am 2026-09-20 auf circleback.ai/pricing.

• Free — $0. KI-Notizen und Action Items, Ask Circleback, E-Mail-Entwürfe, Online- und Präsenz-Meetings, Transkripte mit Sprecherzuordnung, automatisches Taggen und Teilen, Zugriff auf API, MCP und CLI, 2 Teams. Automations sind eingeschränkt, und die Meeting- und Aufnahmehistorie endet nach 30 Tagen.
• Pro — $15 / $11. Unbegrenzte Meeting-Historie, ein Jahr Aufnahmespeicher, Automations mit allen Integrationen einschließlich Notion, HubSpot, Salesforce, Attio und Webhooks, eigene KI-Insights, ein personalisierter Notetaker-Teilnehmer, 5 Teams.
• Business — $25 / $22. Admin- und Mitgliedsrollen, unbegrenzt kostenlose Viewer, eigene Aufbewahrungsfristen, erzwingbare Standardeinstellungen, zwei Jahre Aufnahmespeicher, Nutzungs-Dashboard, unbegrenzte Teams.
• Enterprise — $35 / $33. SSO mit SAML oder OIDC plus SCIM-Provisionierung, Abrechnung per Rechnung und PO, unbegrenzter Aufnahmespeicher, priorisierter Support, HIPAA.

Pro im Jahresabo zu $11 ist der günstigste Platz mit vollem Integrationsumfang im Segment: Granola Business kostet $14, Fathom Team $15 jährlich bei zwei Plätzen Mindestabnahme, Fireflies Business $19, Otter Business $19,99. Zwölf Plätze kosten $1.584 im Jahr bei Pro jährlich gegenüber $2.016 bei Granola Business. Der Abstand von 21-27% ist real, liegt bei dieser Teamgröße aber unter $500 im Jahr — billigere Plätze allein rechtfertigen keine Migration, und Sie sollten den Write-Path der Automations als das behandeln, was Sie tatsächlich kaufen.

Am besten geeignet für

Ein RevOps-, Recruiting- oder Customer-Success-Team mit 5 bis 50 Plätzen, dessen Arbeit nach dem Meeting im Anlegen von Aufgaben und im Sauberhalten der Datensätze besteht statt im Bewerten von Deals, und das die Meeting-Historie über MCP für Claude oder ChatGPT lesbar haben will — auf einem $11-Platz statt in einem Revenue-Intelligence-Vertrag. Der stärkste Einzelfall ist eine gemischte Call-Last: einige externe Calls, bei denen die Gegenseite einen Aufnahme-Bot ablehnt, einige interne, in denen niemand einen Bot will, einige Gespräche in einem Raum, und einige Calls, bei denen Sie gar nicht dabei sind. Circleback deckt alle vier mit einem Abo ab, was weder ein reines Bot-Tool noch ein reines Geräte-Tool leistet.

Nicht geeignet für

Revenue-Teams, deren Frage lautet, welche Deals gefährdet sind. Call-Scoring, Deal Intelligence und Forecasting liegen bei Gong, Avoma und Sybill, und dort tritt Circleback nicht an. Nicht geeignet für ein Team, dessen Anforderung dauerhaft kostenlose Notizen sind: Fathoms Gratis-Stufe hat weder Aufnahmelimit noch Historien-Mauer, die von Circleback löscht nach 30 Tagen. Und noch nicht geeignet für einen regulierten Rollout über 500 Plätze: SSO erschien vier Tage vor dem Schreiben dieses Eintrags, HIPAA und unbegrenzte Aufbewahrung sitzen auf dem $33-Enterprise-Platz, und der Anbieter besteht aus acht Personen.

Gegen die Alternativen

• Granola — der am schnellsten wachsende Neueinsteiger und der nächstliegende Vergleich, weil beide den Bot in der Teilnehmerliste vermeiden. Granola nimmt ausschließlich auf Ihrem Gerät auf, ein Meeting ohne Ihre Teilnahme hat also überhaupt keine Notizen. Nehmen Sie Granola, wenn die Notiz, die Sie selbst schreiben, das Ergebnis ist und Sie bei jedem wichtigen Call dabei sind. Nehmen Sie Circleback, wenn Sie zusätzlich Abdeckung für Calls ohne Ihre Teilnahme brauchen und einen Write-Path in einen Tracker, den Granolas Integrationsliste nicht ausführt.
• Fathom — die Wahl, wenn die Gratis-Stufe echte Produktivnutzung tragen muss oder wenn CRM-Feld-Mapping die Anforderung ist. Fathom hat 2026 Bot-freie Aufnahme und einen MCP-Server ergänzt, womit der Aufnahme-Unterschied nahezu verschwindet; übrig bleibt Fathoms tiefere CRM-Synchronisation gegen Circlebacks breitere Nicht-CRM-Aktionsliste und den günstigeren Platz mit vollem Integrationsumfang. Achten Sie auf Fathoms Deckel von drei CRM-Sync-Nutzern pro Domain in Team und Business.
• Fireflies.ai — der Größen-Incumbent, an dem Konnektor-Breite und unbegrenzter Speicher ab $19 pro Platz zu messen sind, mit Deal Intelligence bereits in dieser Stufe. Sein Preis dafür ist der KI-Credit-Zähler: die agentischen Funktionen ziehen von einem Credit-Guthaben, das keine Platz-Stufe deckelt. Circleback zählt nichts ab.
• Otter.ai — die größte installierte Basis der Kategorie und das Tool, das Ihre Gegenüber in einer Teilnehmerliste bereits kennen. Nehmen Sie es, wenn Standardisierung und Vertrautheit im Einkauf schwerer wiegen als die Automations-Ebene.

Wenn nichts davon passt — eine Sprache, kein Tracker zum Hineinschreiben, Notizen, die einmal gelesen und nie wieder angefasst werden — bleiben Sie auf der Gratis-Stufe dessen, was Ihr Kalender ohnehin verbindet, und geben Sie nichts aus. Das Meeting-Recorder-Roundup und Granola vs Fathom decken diese Entscheidung ab.

Worauf zu achten ist

• Die Gratis-Stufe löscht Meetings und Aufnahmen nach 30 Tagen. Sie ist eine Evaluierungsstufe im Gewand eines Gratis-Plans, und der Nutzerschwund, den sie beheben sollte, entstand an der Mauer der früheren Testphase. Absicherung: Führen Sie die Evaluierung zwei Wochen lang an einem echten Meeting-Typ durch und entscheiden Sie dann — und wenn Sie über einen Monat hinaus gratis bleiben, exportieren Sie vor Tag 30 über die API, statt die Mauer erst zu entdecken, wenn jemand nach einem Call vom letzten Quartal fragt.
• Im Desktop-Modus kündigt nichts die Aufnahme an. Kein Bot in der Teilnehmerliste heißt, dass die Einwilligung vollständig Ihre Pflicht ist, und die Zwei-Parteien-Einwilligungsgebiete — Kalifornien, Pennsylvania, Illinois, Washington, Florida sowie die EU unter GDPR — verlangen einen Hinweis. Absicherung: Nehmen Sie den mündlichen Hinweis in das Call-Skript und den schriftlichen in die Kalendereinladung auf, und zwar vor dem Rollout. Circleback hat kein organisationsweites “Wir zeichnen auf”-Banner als Rückfallebene, die Prozesskontrolle ist also die einzige Kontrolle.
• Der Anbieter besteht aus acht Personen bei $2,5M aufgenommenem Kapital. Profitabilität bei rund $8M ARR ist ein echtes Argument gegen das übliche Abschaltrisiko, aber es ist auch eine Support-Organisation von acht Personen während eines Vorfalls. Absicherung: Die API vom 2026-08-20 und der Importer vom 2026-08-28 schneiden in beide Richtungen — testen Sie während der Testphase einen vollständigen Export von Notizen, Action Items und Transkripten und bewahren Sie das Skript auf, damit ein Ausstieg ein geplanter Job ist und kein Neubau.
• Die Governance-Funktionen stapeln sich auf den oberen zwei Stufen und sind fast alle wenige Wochen alt. Eigene Aufbewahrungsfristen und erzwingbare Standardeinstellungen beginnen bei $22, SSO und SCIM bei $33 und erschienen am 2026-09-16, HIPAA bei $33. Absicherung: Wenn die Sicherheitsprüfung diesen Kauf verantwortet, kalkulieren Sie von Anfang an Enterprise statt Pro, und verlangen Sie den SOC-2-Bericht plus einen namentlich genannten Kunden, der SSO bereits produktiv betreibt — vier Tage allgemeine Verfügbarkeit sind keine Referenz.