Circleback

Ce que c’est

Circleback enregistre une réunion, rédige des notes avec identification des intervenants et des action items, puis exécute des automations qui poussent ce résultat vers les applications où le travail se poursuit : issues dans Linear, pages Notion, mises à jour de contacts et de deals dans HubSpot, messages Slack, webhooks bruts. Ali Haghani et Kevin Jacyna l’ont fondée en 2023. L’entreprise est passée par Y Combinator, a levé 2,5 M$ en 2024, et TechCrunch a rapporté le 2026-08-31 qu’elle est rentable depuis, avec plus de 1 M$ d’ARR par employé pour une équipe de huit personnes, soit environ 8 M$ d’ARR. Les deux chiffres viennent de l’entreprise elle-même et ne sont pas audités.

Il existe deux modes de capture, et le second explique pourquoi l’outil affronte Granola et pas seulement les outils à bot. Le notetaker de Circleback rejoint l’appel comme participant visible, à la manière de Fireflies.ai et d’Otter.ai. Ou l’application de bureau macOS et Windows capte votre micro et l’audio de votre ordinateur directement sur Zoom, Meet, Teams ou tout autre logiciel qui produit du son, sans rien dans la liste des participants. Désactivez les préférences de connexion dans Settings → Calendar et le bot ne réapparaît jamais. Les applications mobile et Apple Watch couvrent les conversations tenues dans une salle. La transcription couvre plus de 100 langues : c’est une affirmation de l’éditeur, sans évaluation indépendante publiée.

La construction de la plateforme est récente et datée au jour près. Les intégrations applicatives et MCP sont sorties le 2026-07-28. L’API — notes, action items, transcriptions, enregistrements, personnes, entreprises — est arrivée le 2026-08-20, avec l’import de réunions ajouté le 2026-09-09. La migration depuis les notetakers concurrents est sortie le 2026-08-28, la gamme à quatre plans le 2026-08-31, et le SSO avec SAML, OIDC et provisioning SCIM le 2026-09-16.

La couche d’automation, concrètement

C’est la partie qui mérite d’être évaluée, car les notes et les transcriptions sont désormais des commodités dans toute la catégorie. Une automation dans Circleback, c’est un trigger, une condition facultative qui limite les réunions qui la déclenchent, et une chaîne d’actions. Les actions publiées : générer des insights avec l’IA, partager la réunion, envoyer un webhook, publier les notes dans Slack, mettre à jour Notion, créer des issues dans Linear, mettre à jour HubSpot, mettre à jour Salesforce, mettre à jour Attio, mettre à jour des contacts Zoho, créer des items dans monday.com, ou passer la main à Zapier. Les issues Linear s’assignent d’elles-mêmes au responsable nommé lorsque cette personne est dans le workspace. Les mises à jour HubSpot rapprochent les adresses email des invités des contacts ou des deals. Les automations tournent seules par défaut, peuvent être déclenchées à la main, peuvent être rejouées sur des réunions passées, et peuvent être publiées pour l’ensemble du workspace plutôt que pour un seul utilisateur.

Le cas précis que Circleback remporte sans discussion : une réunion récurrente dont le vrai résultat est une liste de tâches avec un responsable — planification de sprint, points client, débriefs de candidats via Ashby — où quelqu’un ressaisit aujourd’hui les action items dans un tracker après coup. Ajoutez une condition pour ce type de réunion, enchaînez « create Linear issues », et la ressaisie s’arrête. C’est un achat de workflow, pas un achat de notes.

Ce que la couche d’automation n’est pas : de la synchronisation de champs CRM. Fathom Business mappe les insights extraits vers des champs CRM nommés. Circleback met à jour la fiche contact ou deal rapprochée par email. Si la demande des RevOps est « remplissez nos champs personnalisés next_step et competitor », c’est le mauvais outil, et Avoma ou Fathom Business est le bon.

Tarifs

Par utilisateur et par mois, mensuel / annuel, vérifié le 2026-09-20 sur circleback.ai/pricing.

• Free — 0 $. Notes IA et action items, Ask Circleback, rédaction d’emails, réunions en ligne et en présentiel, transcriptions avec identification des intervenants, tagging et partage automatiques, accès API, MCP et CLI, 2 équipes. Les automations sont limitées, et l’historique des réunions et des enregistrements s’arrête à 30 jours.
• Pro — 15 $ / 11 $. Historique de réunions illimité, un an de stockage des enregistrements, automations avec toutes les intégrations dont Notion, HubSpot, Salesforce, Attio et les webhooks, insights IA personnalisés, un participant notetaker personnalisé, 5 équipes.
• Business — 25 $ / 22 $. Rôles admin et membre, viewers gratuits illimités, rétention de données personnalisée, réglages par défaut imposables, deux ans de stockage des enregistrements, tableau de bord d’usage, équipes illimitées.
• Enterprise — 35 $ / 33 $. SSO avec SAML ou OIDC plus provisioning SCIM, facturation sur facture et PO, stockage des enregistrements illimité, support prioritaire, HIPAA.

Pro en annuel à 11 $ est le siège le moins cher du segment avec l’intégralité des intégrations : Granola Business est à 14 $, Fathom Team à 15 $ en annuel avec un minimum de deux sièges, Fireflies Business à 19 $, Otter Business à 19,99 $. Douze sièges coûtent 1 584 $ par an en Pro annuel contre 2 016 $ en Granola Business. L’écart de 21-27 % est réel, mais il représente moins de 500 $ par an à cet effectif : des sièges moins chers ne justifient pas à eux seuls une migration, et il faut traiter le write-path des automations comme ce que vous achetez réellement.

Idéal pour

Une équipe RevOps, recruiting ou customer success de 5 à 50 sièges dont le travail après réunion consiste à créer des tâches et à tenir les fiches à jour plutôt qu’à scorer des deals, et qui veut un historique de réunions lisible par Claude ou ChatGPT via MCP sur un siège à 11 $ plutôt qu’à l’intérieur d’un contrat de revenue intelligence. Le cas le plus fort : une charge d’appels mixte — des appels externes où l’interlocuteur refuse un bot d’enregistrement, des appels internes où personne ne veut de bot, des conversations tenues dans une salle, et des appels auxquels vous n’assistez pas du tout. Circleback couvre les quatre avec un seul abonnement, ce que ne fait ni un outil uniquement à bot, ni un outil uniquement sur l’appareil.

Pas pour

Les équipes revenue dont la question est de savoir quels deals sont à risque. Le scoring d’appels, la deal intelligence et le forecast vivent chez Gong, Avoma et Sybill, et Circleback ne s’y mesure pas. Pas pour une équipe dont l’exigence est d’avoir des notes à coût zéro de façon permanente : l’offre gratuite de Fathom n’a ni plafond d’enregistrement ni mur d’historique, celle de Circleback supprime au bout de 30 jours. Et pas encore pour un déploiement réglementé de 500 sièges : le SSO est sorti quatre jours avant la rédaction de cette fiche, HIPAA et la rétention illimitée se trouvent sur le siège Enterprise à 33 $, et l’éditeur compte huit personnes.

Face aux alternatives

• Granola — le nouvel entrant qui croît le plus vite, et la comparaison la plus proche puisque les deux évitent le bot dans la liste des participants. Granola capture uniquement sur votre appareil : une réunion à laquelle vous n’assistez pas n’a donc aucune note. Prenez Granola quand la note que vous écrivez vous-même est le livrable et que vous assistez à tous les appels qui comptent. Prenez Circleback quand vous avez aussi besoin de couvrir les appels où vous n’êtes pas, et d’un write-path vers un tracker que la liste d’intégrations de Granola n’exécute pas.
• Fathom — à prendre quand l’offre gratuite doit supporter un usage de production réel, ou quand le mapping de champs CRM est l’exigence. Fathom a ajouté en 2026 la capture sans bot et un serveur MCP, ce qui réduit l’écart de capture à presque rien ; il reste l’arbitrage entre la synchronisation CRM plus profonde de Fathom et la liste d’actions non-CRM plus large de Circleback avec son siège tout-intégrations moins cher. Attention au plafond de Fathom de trois utilisateurs en synchronisation CRM par domaine sur Team et Business.
• Fireflies.ai — l’acteur installé sur lequel mesurer l’étendue des connecteurs et le stockage illimité dès 19 $ le siège, avec Deal Intelligence incluse à ce palier. Sa contrepartie est le compteur de crédits IA : les fonctions agentiques puisent dans un solde de crédits qu’aucun palier de siège ne plafonne. Circleback ne compte rien.
• Otter.ai — la plus grande base installée de la catégorie, et l’outil que vos interlocuteurs reconnaissent déjà dans une liste de participants. À prendre quand la standardisation et la familiarité des achats pèsent plus que la couche d’automation.

Si rien ne convient — une seule langue, aucun tracker à alimenter, des notes lues une fois et jamais relues — restez sur l’offre gratuite de ce que votre agenda connecte déjà et ne dépensez rien. Le comparatif des enregistreurs de réunion et Granola vs Fathom couvrent cette décision.

Points de vigilance

• L’offre gratuite supprime réunions et enregistrements au bout de 30 jours. C’est un palier d’évaluation sous étiquette de plan gratuit, et l’abandon d’utilisateurs qu’il devait corriger venait du mur de l’ancienne période d’essai. Garde-fou : menez l’évaluation sur un type de réunion réel pendant deux semaines puis tranchez — et si vous restez en gratuit au-delà d’un mois, exportez via l’API avant le 30e jour plutôt que de découvrir le mur quand quelqu’un réclamera un appel du trimestre précédent.
• Rien n’annonce l’enregistrement en mode bureau. L’absence de bot dans la liste des participants signifie que le consentement est entièrement votre obligation, et les juridictions à consentement des deux parties — Californie, Pennsylvanie, Illinois, Washington, Floride, et l’UE sous GDPR — exigent une notification. Garde-fou : inscrivez l’annonce orale dans le script d’appel et l’annonce écrite dans l’invitation d’agenda, avant le déploiement. Circleback n’a pas de bandeau « nous enregistrons » à l’échelle de l’organisation sur lequel se replier : le contrôle de processus est donc le seul contrôle.
• L’éditeur, ce sont huit personnes sur 2,5 M$ levés. La rentabilité à environ 8 M$ d’ARR est un vrai argument contre le risque habituel d’arrêt, mais c’est aussi une organisation de support de huit personnes pendant un incident. Garde-fou : l’API du 2026-08-20 et l’importeur du 2026-08-28 coupent dans les deux sens — testez un export complet des notes, action items et transcriptions pendant l’essai et conservez le script, pour que sortir soit un job planifié et non une reconstruction.
• Les fonctions de gouvernance sont empilées sur les deux paliers du haut et ont presque toutes quelques semaines. La rétention de données personnalisée et les réglages par défaut imposables commencent à 22 $, le SSO et SCIM à 33 $ et sont sortis le 2026-09-16, HIPAA à 33 $. Garde-fou : si la revue sécurité porte cet achat, chiffrez Enterprise dès le départ plutôt que de modéliser Pro, et exigez le rapport SOC 2 ainsi qu’un client nommé qui fait déjà tourner le SSO en production : quatre jours de disponibilité générale ne font pas une référence.