Circleback

O que é

O Circleback grava uma reunião, escreve notas com identificação de quem falou e action items, e depois roda automações que empurram esse resultado para os apps onde o trabalho continua: issues no Linear, páginas do Notion, atualizações de contatos e deals no HubSpot, mensagens no Slack, webhooks puros. Ali Haghani e Kevin Jacyna fundaram a empresa em 2023. Ela passou pelo Y Combinator, levantou $2.5M em 2024, e o TechCrunch reportou em 2026-08-31 que desde então é lucrativa, com mais de $1M de ARR por funcionário num time de oito pessoas: cerca de $8M de ARR. As duas cifras são divulgadas pela própria empresa e não são auditadas.

São dois modos de captura, e o segundo é o motivo de ele competir com o Granola e não só com as ferramentas baseadas em bot. O notetaker do Circleback entra na call como participante visível, do jeito que Fireflies.ai e Otter.ai fazem. Ou o app de desktop para macOS e Windows captura seu microfone e o áudio do seu computador direto no Zoom, Meet, Teams ou qualquer outra coisa que emita som, sem nada na lista de participantes. Desligue as preferências de entrada em Settings → Calendar e o bot nunca mais aparece. Os apps de celular e Apple Watch cobrem conversas que acontecem numa sala. A transcrição cobre mais de 100 idiomas — é uma afirmação do fornecedor, sem avaliação independente publicada.

A construção da plataforma é recente e tem datas precisas. As integrações com apps e o MCP saíram em 2026-07-28. A API — notas, action items, transcrições, gravações, pessoas, empresas — chegou em 2026-08-20, com importação de reuniões adicionada em 2026-09-09. A migração a partir de outros notetakers saiu em 2026-08-28, a linha de quatro planos em 2026-08-31, e o SSO com SAML, OIDC e provisionamento SCIM em 2026-09-16.

A camada de automação, especificamente

Essa é a parte que vale avaliar, porque notas e transcrições já viraram commodity na categoria inteira. Uma automação no Circleback é um trigger, uma condição opcional que limita quais reuniões disparam, e uma cadeia de ações. As ações publicadas: gerar insights com IA, compartilhar a reunião, enviar um webhook, publicar notas no Slack, atualizar o Notion, criar issues no Linear, atualizar o HubSpot, atualizar o Salesforce, atualizar o Attio, atualizar contatos do Zoho, criar items no monday.com, ou passar o trabalho para o Zapier. Os issues do Linear se atribuem sozinhos ao responsável nomeado quando essa pessoa está no workspace. As atualizações do HubSpot cruzam os emails dos convidados contra contatos ou deals. As automações rodam sozinhas por padrão, podem ser disparadas na mão, podem ser reexecutadas sobre reuniões passadas, e podem ser publicadas para o workspace inteiro em vez de um usuário só.

O caso delimitado que o Circleback ganha sem discussão: uma reunião recorrente cujo resultado real é uma lista de tarefas com dono — planejamento de sprint, check-ins com clientes, debriefs de candidatos via Ashby — onde hoje alguém redigita os action items num tracker depois. Coloque uma condição para esse tipo de reunião, encadeie “create Linear issues”, e a redigitação acaba. Isso é uma compra de workflow, não uma compra de notas.

O que a camada de automação não é: sincronização de campos de CRM. O Fathom Business mapeia os insights extraídos para campos nomeados do CRM. O Circleback atualiza o registro de contato ou deal cruzado por email. Se o pedido do RevOps é “preencha nossos campos customizados next_step e competitor”, esta é a ferramenta errada e o Avoma ou o Fathom Business é a certa.

Preços

Por usuário por mês, mensal / anual, verificado em 2026-09-20 em circleback.ai/pricing.

• Free — $0. Notas de IA e action items, Ask Circleback, redação de emails, reuniões online e presenciais, transcrições com identificação de quem falou, marcação e compartilhamento automáticos, acesso a API, MCP e CLI, 2 times. As automações são limitadas, e o histórico de reuniões e gravações para em 30 dias.
• Pro — $15 / $11. Histórico de reuniões ilimitado, um ano de armazenamento de gravações, automações com todas as integrações incluindo Notion, HubSpot, Salesforce, Attio e webhooks, insights de IA customizados, um participante notetaker personalizado, 5 times.
• Business — $25 / $22. Papéis de admin e membro, viewers gratuitos ilimitados, retenção de dados customizada, configurações padrão que podem ser impostas, dois anos de armazenamento de gravações, dashboard de uso, times ilimitados.
• Enterprise — $35 / $33. SSO com SAML ou OIDC mais provisionamento SCIM, cobrança por invoice e PO, armazenamento de gravações ilimitado, suporte prioritário, HIPAA.

O Pro anual a $11 é o assento com integrações completas mais barato do segmento: o Granola Business custa $14, o Fathom Team $15 anual com mínimo de dois assentos, o Fireflies Business $19, o Otter Business $19.99. Doze assentos custam $1,584 por ano no Pro anual contra $2,016 no Granola Business. A diferença de 21-27% é real, mas dá menos de $500 por ano nesse headcount: assentos mais baratos sozinhos não justificam uma migração, e o certo é tratar o write-path das automações como a coisa que você está de fato comprando.

Ideal para

Um time de RevOps, recruiting ou customer success de 5 a 50 assentos cujo trabalho pós-reunião é criar tarefas e manter os registros limpos, e não pontuar deals, e que quer o histórico de reuniões legível pelo Claude ou pelo ChatGPT via MCP num assento de $11 em vez de dentro de um contrato de revenue intelligence. O caso individual mais forte é uma carga de calls mista: algumas calls externas onde a contraparte recusa o bot de gravação, algumas internas onde ninguém quer um bot, algumas conversas numa sala, e algumas calls em que você nem está. O Circleback cobre as quatro com uma assinatura só, o que nem uma ferramenta só-bot nem uma só-dispositivo faz.

Não é para

Times de revenue cuja pergunta é quais deals estão em risco. Scoring de calls, deal intelligence e forecast moram no Gong, no Avoma e no Sybill, e o Circleback não compete ali. Não é para um time cujo requisito são notas a custo zero permanentemente: o tier gratuito do Fathom não tem teto de gravação nem muro de histórico, e o do Circleback apaga em 30 dias. E ainda não é para um rollout regulado de 500 assentos: o SSO saiu quatro dias antes desta entrada ser escrita, HIPAA e retenção ilimitada ficam no assento Enterprise de $33, e o fornecedor são oito pessoas.

Contra as alternativas

• Granola — o entrante que mais cresce, e a comparação mais próxima porque os dois evitam o bot na lista de participantes. O Granola captura só no seu dispositivo, então uma reunião que você não vai não tem nota nenhuma. Escolha o Granola quando a nota que você mesmo escreve é o entregável e você participa de toda call que importa. Escolha o Circleback quando você também precisa de cobertura das calls em que não está, e de um write-path para um tracker que a lista de integrações do Granola não executa.
• Fathom — escolha quando o tier gratuito tem que aguentar uso real de produção, ou quando mapeamento de campos de CRM é o requisito. O Fathom adicionou captura sem bot e um servidor MCP em 2026, o que reduz a diferença de captura para quase zero; o trade que sobra é a sincronização de CRM mais profunda do Fathom contra a lista de ações não-CRM mais ampla do Circleback e o assento com integrações completas mais barato. Fique de olho no teto do Fathom de três usuários com sincronização de CRM por domínio no Team e no Business.
• Fireflies.ai — o incumbente de escala contra o qual medir amplitude de conectores e armazenamento ilimitado a partir de $19 por assento, com Deal Intelligence incluída nesse tier. O trade dele é o medidor de créditos de IA: as funções agênticas consomem de um saldo de créditos que nenhum tier de assento limita. O Circleback não mede nada.
• Otter.ai — a maior base instalada da categoria e a ferramenta que suas contrapartes já reconhecem numa lista de participantes. Escolha quando padronização e familiaridade de compras pesam mais que a camada de automação.

Se nenhuma encaixa — um idioma só, nenhum tracker para escrever, notas lidas uma vez e nunca mais — fique no tier gratuito do que seu calendário já conecta e não gaste nada. O roundup de gravadores de reunião e o Granola vs Fathom cobrem essa decisão.

Pontos de atenção

• O tier gratuito apaga reuniões e gravações em 30 dias. É um tier de avaliação com etiqueta de plano gratuito, e a evasão de usuários que ele veio corrigir era gente batendo no muro do trial anterior. Guarda: rode a avaliação sobre um tipo de reunião real por duas semanas e depois decida; e se você vai ficar no gratuito por mais de um mês, exporte pela API antes do dia 30 em vez de descobrir o muro quando alguém pedir uma call do trimestre passado.
• Nada anuncia a gravação no modo desktop. Não ter bot na lista de participantes significa que o consentimento é inteiramente obrigação sua, e as jurisdições de consentimento das duas partes — Califórnia, Pensilvânia, Illinois, Washington, Flórida, e a UE sob GDPR — exigem aviso. Guarda: coloque o aviso verbal no roteiro da call e o aviso escrito no convite de calendário antes do rollout. O Circleback não tem um banner no nível da organização dizendo “estamos gravando” para servir de rede, então o controle de processo é o único controle.
• O fornecedor são oito pessoas sobre $2.5M levantados. A lucratividade com cerca de $8M de ARR é um argumento genuíno contra o risco usual de fechamento, mas também é uma organização de suporte de oito pessoas durante um incidente. Guarda: a API de 2026-08-20 e o importador de 2026-08-28 cortam nos dois sentidos: teste uma exportação completa de notas, action items e transcrições durante o trial e guarde o script, para que sair seja um job agendado e não uma reconstrução.
• As funções de governança estão empilhadas nos dois tiers de cima e quase todas têm semanas de vida. Retenção de dados customizada e configurações padrão impostas começam em $22, SSO e SCIM em $33 e saíram em 2026-09-16, HIPAA em $33. Guarda: se segurança é quem aprova essa compra, cote o Enterprise desde o começo em vez de modelar o Pro, e peça o relatório SOC 2 mais um cliente nomeado já rodando SSO em produção: quatro dias de disponibilidade geral não são referência.