Circleback

Qué es

Circleback graba una reunión, escribe notas con etiquetado de quién habla y action items, y después ejecuta automatizaciones que empujan ese resultado hacia las apps donde el trabajo continúa: issues en Linear, páginas de Notion, actualizaciones de contactos y deals en HubSpot, mensajes de Slack, webhooks sin más. Ali Haghani y Kevin Jacyna lo fundaron en 2023. Pasó por Y Combinator, levantó $2.5M en 2024, y TechCrunch reportó el 2026-08-31 que desde entonces es rentable, con más de $1M de ARR por empleado en un equipo de ocho personas: unos $8M de ARR. Ambas cifras las publica la propia empresa y no están auditadas.

Hay dos modos de captura, y el segundo es la razón por la que compite contra Granola y no solo contra las herramientas basadas en bot. El notetaker de Circleback entra a la llamada como participante visible, igual que Fireflies.ai y Otter.ai. O la app de escritorio para macOS y Windows captura tu micrófono y el audio de tu computadora directamente en Zoom, Meet, Teams o cualquier otra cosa que suene, sin nada en la lista de participantes. Desactiva las preferencias de entrada en Settings → Calendar y el bot no vuelve a aparecer. Las apps de móvil y Apple Watch cubren las conversaciones que ocurren en una sala. La transcripción cubre más de 100 idiomas: es una afirmación del proveedor, sin evaluación independiente publicada.

La construcción de la plataforma es reciente y está fechada con precisión. Las integraciones con apps y MCP salieron el 2026-07-28. La API —notas, action items, transcripciones, grabaciones, personas, empresas— llegó el 2026-08-20, con importación de reuniones agregada el 2026-09-09. La migración desde otros notetakers salió el 2026-08-28, la línea de cuatro planes el 2026-08-31, y el SSO con SAML, OIDC y aprovisionamiento SCIM el 2026-09-16.

La capa de automatización, en concreto

Esta es la parte que vale la pena evaluar, porque las notas y las transcripciones ya son commodity en toda la categoría. Una automatización en Circleback es un trigger, una condición opcional que limita qué reuniones la disparan, y una cadena de acciones. Las acciones publicadas: generar insights con IA, compartir la reunión, enviar un webhook, publicar notas en Slack, actualizar Notion, crear issues en Linear, actualizar HubSpot, actualizar Salesforce, actualizar Attio, actualizar contactos de Zoho, crear items en monday.com, o pasar el trabajo a Zapier. Los issues de Linear se asignan solos a la persona responsable cuando esa persona está en el workspace. Las actualizaciones de HubSpot cruzan los correos de los invitados contra contactos o deals. Las automatizaciones corren solas por defecto, se pueden disparar a mano, se pueden reejecutar sobre reuniones pasadas, y se pueden publicar para todo el workspace en lugar de un solo usuario.

El caso acotado que Circleback gana sin discusión: una reunión recurrente cuyo resultado real es una lista de tareas con dueño —planificación de sprint, check-ins con clientes, debriefs de candidatos vía Ashby— donde hoy alguien retipea los action items en un tracker después. Agrega una condición para ese tipo de reunión, encadena “create Linear issues”, y el retipeo se termina. Eso es una compra de workflow, no una compra de notas.

Lo que la capa de automatización no es: sincronización de campos de CRM. Fathom Business mapea los insights extraídos hacia campos nombrados del CRM. Circleback actualiza el registro de contacto o deal cruzado por email. Si lo que pide RevOps es “llena nuestros campos personalizados next_step y competitor”, esta es la herramienta equivocada y Avoma o Fathom Business es la correcta.

Precios

Por usuario por mes, mensual / anual, verificado el 2026-09-20 en circleback.ai/pricing.

• Free — $0. Notas de IA y action items, Ask Circleback, redacción de correos, reuniones online y presenciales, transcripciones con etiquetado de quién habla, etiquetado y compartido automáticos, acceso a API, MCP y CLI, 2 equipos. Las automatizaciones están limitadas, y el historial de reuniones y grabaciones se corta a los 30 días.
• Pro — $15 / $11. Historial de reuniones ilimitado, un año de almacenamiento de grabaciones, automatizaciones con todas las integraciones incluidas Notion, HubSpot, Salesforce, Attio y webhooks, insights de IA personalizados, un participante notetaker personalizado, 5 equipos.
• Business — $25 / $22. Roles de admin y miembro, viewers gratuitos ilimitados, retención de datos personalizada, ajustes por defecto que se pueden imponer, dos años de almacenamiento de grabaciones, dashboard de uso, equipos ilimitados.
• Enterprise — $35 / $33. SSO con SAML u OIDC más aprovisionamiento SCIM, facturación por invoice y PO, almacenamiento de grabaciones ilimitado, soporte prioritario, HIPAA.

Pro anual a $11 es el asiento con integraciones completas más barato del segmento: Granola Business cuesta $14, Fathom Team $15 anual con mínimo de dos asientos, Fireflies Business $19, Otter Business $19.99. Doce asientos cuestan $1,584 al año en Pro anual contra $2,016 en Granola Business. La brecha de 21-27% es real, pero son menos de $500 al año con esa cantidad de gente: los asientos más baratos por sí solos no justifican una migración, y conviene tratar el write-path de las automatizaciones como lo que realmente estás comprando.

Ideal para

Un equipo de RevOps, recruiting o customer success de 5 a 50 asientos cuyo trabajo posterior a la reunión es crear tareas y mantener los registros limpios, y no puntuar deals, y que quiere el historial de reuniones legible por Claude o ChatGPT vía MCP en un asiento de $11 en lugar de dentro de un contrato de revenue intelligence. El caso individual más fuerte es una carga de llamadas mixta: algunas llamadas externas donde la contraparte rechaza el bot de grabación, algunas internas donde nadie quiere un bot, algunas conversaciones en una sala, y algunas llamadas en las que ni siquiera estás. Circleback cubre las cuatro con una sola suscripción, cosa que no hace ni una herramienta solo-bot ni una solo-dispositivo.

No es para

Equipos de revenue cuya pregunta es qué deals están en riesgo. El scoring de llamadas, la deal intelligence y el forecast viven en Gong, Avoma y Sybill, y Circleback no compite ahí. No es para un equipo cuyo requisito son notas a costo cero de forma permanente: el tier gratuito de Fathom no tiene tope de grabación ni muro de historial, y el de Circleback borra a los 30 días. Y todavía no es para un despliegue regulado de 500 asientos: el SSO salió cuatro días antes de escribir esta entrada, HIPAA y la retención ilimitada están en el asiento Enterprise de $33, y el proveedor son ocho personas.

Frente a las alternativas

• Granola — el entrante de crecimiento más rápido, y la comparación más cercana porque ambos evitan el bot en la lista de participantes. Granola captura solo en tu dispositivo, así que una reunión a la que faltas no tiene notas en absoluto. Elige Granola cuando la nota que escribes tú es el entregable y asistes a todas las llamadas que importan. Elige Circleback cuando además necesitas cobertura de llamadas a las que no asistes, y un write-path hacia un tracker que la lista de integraciones de Granola no ejecuta.
• Fathom — elígelo cuando el tier gratuito tiene que soportar uso real de producción, o cuando el mapeo de campos de CRM es el requisito. Fathom agregó captura sin bot y un servidor MCP en 2026, lo que reduce la diferencia de captura casi a cero; lo que queda como trade es la sincronización de CRM más profunda de Fathom contra la lista de acciones no-CRM más amplia de Circleback y su asiento con integraciones completas más barato. Ojo con el tope de Fathom de tres usuarios con sincronización de CRM por dominio en Team y Business.
• Fireflies.ai — el incumbente de escala contra el que medir amplitud de conectores y almacenamiento ilimitado desde $19 por asiento, con Deal Intelligence incluida en ese tier. Su trade es el medidor de créditos de IA: las funciones agénticas consumen de un saldo de créditos que ningún tier de asiento limita. Circleback no mide nada.
• Otter.ai — la base instalada más grande de la categoría y la herramienta que tus contrapartes ya reconocen en una lista de participantes. Elígela cuando la estandarización y la familiaridad de compras pesan más que la capa de automatización.

Si ninguna encaja —un solo idioma, ningún tracker al que escribir, notas que se leen una vez y nunca más— quédate en el tier gratuito de lo que tu calendario ya conecta y no gastes nada. El roundup de grabadores de reuniones y Granola vs Fathom cubren esa decisión.

A qué prestar atención

• El tier gratuito borra reuniones y grabaciones a los 30 días. Es un tier de evaluación con etiqueta de plan gratuito, y la caída de usuarios que vino a arreglar era la gente chocando contra el muro del trial anterior. Guarda: corre la evaluación sobre un tipo de reunión real durante dos semanas y después decide; y si te vas a quedar en gratuito más de un mes, exporta vía la API antes del día 30 en lugar de descubrir el muro cuando alguien pida una llamada del trimestre pasado.
• Nada anuncia la grabación en modo escritorio. Que no haya bot en la lista de participantes significa que el consentimiento es enteramente tu obligación, y las jurisdicciones de consentimiento de ambas partes —California, Pensilvania, Illinois, Washington, Florida, y la UE bajo GDPR— exigen aviso. Guarda: pon el aviso verbal en el guion de la llamada y el aviso escrito en la invitación de calendario antes del rollout. Circleback no tiene un banner a nivel organización de “estamos grabando” al cual recurrir, así que el control de proceso es el único control.
• El proveedor son ocho personas sobre $2.5M levantados. La rentabilidad con unos $8M de ARR es un argumento genuino contra el riesgo habitual de cierre, pero también es una organización de soporte de ocho personas durante un incidente. Guarda: la API del 2026-08-20 y el importador del 2026-08-28 cortan en ambas direcciones: prueba una exportación completa de notas, action items y transcripciones durante el trial y guarda el script, para que salirte sea un job programado y no una reconstrucción.
• Las funciones de gobierno están apiladas en los dos tiers de arriba y casi todas tienen semanas de vida. La retención de datos personalizada y los ajustes por defecto imponibles arrancan en $22, el SSO y SCIM en $33 y salieron el 2026-09-16, HIPAA en $33. Guarda: si seguridad es quien aprueba esta compra, cotiza Enterprise desde el principio en lugar de modelar Pro, y pide el reporte SOC 2 más un cliente nombrado que ya esté corriendo SSO en producción: cuatro días de disponibilidad general no son una referencia.